Hos Azets er vi eksperter i outsourcing af regnskab og løn, og vi besvarer derfor gerne jeres spørgsmål herom. I dette indlæg svarer jeg på et par spørgsmål omkring kontrol og kommunikation i et outsourcing-samarbejde. Det er nemlig et emne, der ligger mange på sinde, når de overvejer at outsource forretningskritiske funktioner som regnskab og løn.

Outsourcing betyder, at en virksomhed overlader bestemte opgaver eller funktioner til en ekstern leverandør i stedet for at udføre dem internt. Hos Azets kan vi hjælpe med bl.a. bogholderi, regnskab, løn og meget mere. Outsourcing medfører typisk flere fordele for virksomheder, såsom at spare tid og ressourcer samt at få adgang til specialiseret viden fra erfarne konsulenter.

Mange ledere er bekymret for at lægge enten hele eller dele af deres økonomifunktion eksternt, fordi det kan føles som et tab af kontrol. At virksomheden mister kontrollen, når de outsourcer, er dog en udbredt myte, og der gælder faktisk det modsatte. For hvad sker der med kontrollen, når dine medarbejdere forlader virksomheden, går på barsel eller tager på ferie? Hvis du lægger arbejdet eksternt, er du garanteret levering og opbakning uanset situationen. Hertil kommer, at eksterne konsulenter ofte er så erfarne og specialiserede, at de opdager ting, som virksomheden ikke selv havde set eller tænkt på. Du bør kræve af din outsourcing-partner, at du regelmæssigt modtager information, rapporter og analyser samt har adgang til sikre it-løsninger, hvor du nemt kan få adgang til dine data, tal og andre statistikker.

Vi anbefaler, at samarbejdet mellem kunde og leverandør starter med en årsplan, som blandt andet omfatter evalueringsmøder. Ud over disse evalueringsmøder bør der være en løbende kommunikation via e-mail og telefon. Vi anbefaler også, at kunden får en fast kontaktperson, men at der samtidig er flere konsulenter hos leverandøren, som er inde i kundens processer og rutiner. For eksempel skal kunden ikke sende e-mails til en bestemt rådgiver, men til et team af konsulenter. På den måde undgår man problemer under fravær og sygdom. En outsourcing-­partner bør have en reaktionstid på maksimalt 24 timer.

Overvejer I at outsource jeres regnskabs- og/eller lønafdeling – måske som led i effektiviseringsplaner, eller fordi I ønsker at reducere administrationen til fordel for mere strategiske forretningsområder – så håber jeg, at disse blogindlæg bidrager til at afklare, hvad der er mest fordelagtigt for jeres virksomhed. Sidder I tilbage med ubesvarede spørgsmål, så kontakt os endelig.