Lejre Kommune om optimering af lønfunktion

Lejre Kommune

Lejre Kommune optimerede deres processer og arbejdsgange

Lejre Kommune optimerede deres lønfunktion med Azets – øget effektivitet, præcision og digitalisering med konkrete forbedringsforslag fra erfarne lønkonsulenter.

3.200 aktive medarbejdere

Lejre Kommune er hjemsted for omkring 27.000 borgere og har et komplekst lønområde med en mangfoldig medarbejdersammensætning. Med mere end 3.200 aktive medarbejdere, hvoraf de cirka 2.000 er fast månedslønnede, og mange forskellige overenskomster samt tjenestemandspensionister kræves en omhyggelig og præcis afstemningsproces. Løn udgør som så mange andre steder en betragtelig del af kommunens udgifter, hvilket understreger behovet for nøje afstemning og optimal proceshåndtering.

Manglede den nødvendige ekspertise

Team Løn i Lejre Kommune havde længe været opmærksom på behovet for at forbedre deres arbejdsgange, men de manglede den nødvendige ekspertise til at identificere de potentielle forbedringsmuligheder. I 2021 valgte kommunen derfor at samarbejde med Azets for at få en grundig gennemgang af arbejdsgange og procedurer i Team Løn for at afdække mulige forbedringsområder.

Samarbejdet med Azets har haft bemærkelsesværdige resultater for Team Løn og de tætte samarbejdspartnere især Finans & Regnskab. Afstemningsprocesserne og de dertilhørende procedurer er nu klart definerede og organiserede, hvilket har hjulpet os med at sikre præcision og minimere potentielle fejl. Derudover har Azets kastet lys over bestemte områder, som vi tidligere havde negligeret på grund af drift, men som viste sig at være af afgørende betydning.

Steen Lise

Faglig leder, Teamløn, Lejre Kommune

Fratrådt nøglemedarbejder

Kort tid efter stod Team Løn med en ny udfordring, da en nøglemedarbejder, der tidligere havde ansvaret for afstemningerne fratrådte, hvilket efterlod et væsentligt hul i den kritiske proces. Da afstemningerne ikke var opgaver, som alle medarbejdere var villige til at påtage sig og havde de fornødne kompetencer til, besluttede Lejre Kommune at trække på Azets' ekspertise og outsource løsningen til dem.

Indleder samarbejde med Azets

I september 2021 indledte Azets et samarbejde med Lejre Kommune, hvori medarbejderinterviews blev gennemført for at udarbejde et notat med forslag til forbedring af arbejdsgange og processer i Team Løn. En af Azets' erfarne lønspecialister præsenterede herefter forbedringsforslag til procedurerne. I tæt samarbejde med faglig leder Steen Lise og lønkonsulenterne blev der udarbejdet en plan for opgaver, der skulle gennemgås og implementeres med henblik på optimering. I bestræbelserne på at gennemgå og forbedre Team Løns arbejdsgange og procedurer, besluttede kommunen samtidig at outsource afstemningsfunktionen til Azets mhp. forbedring af denne. Gennem en omhyggelig gennemgang af 30 konti og oprydning i ældre sager blev afstemningsprocessen optimeret, og de nødvendige procedurer blev implementeret samtidig med indførelsen af det nye system, KMD Digital Lønafstemning.

Azets´ engagement og evne til at fremhæve forbedringspotentialer har været meget værdifuldt, og de har været en god holdspiller at have med på banen i forbindelse med den store opgave. Vi sætter stor pris på deres støtte og partnerskab i at løfte Team Løn til nye højder, og jeg kan varmt anbefale dem.

Steen Lise

Faglig leder, Teamløn, Lejre Kommune

Resultater

Gennem samarbejdet hjalp Azets Lejre Kommune med at opnå følgende resultater:

Identifikation af forbedringspotentialer: Azets gennemførte interviews med medarbejdere og præsenterede notat med fokusområder for optimering af arbejdsgange og processer i Team Løn.
Oprydning af gamle afstemninger: Azets hjalp med at finde og afstemme gamle poster, der lå tilbage fra 2015, og gennemførte en omfattende oprydningsproces. Selvom 2022 var et krævende år for oprydningen, lykkedes det at afskrive omkring 1 mio. DKK.
Øget effektivitet: Ved at få styr på afstemninger og arbejdsgange blev Team Løn mere effektiv, og lønkonsulenterne behøvede ikke længere bruge unødvendig tid på manuelle processer.

Forbedrede procedurer: Azets hjalp med at implementere bedre procedurer og arbejdsgange for afstemningerne, hvilket førte til mere præcise og pålidelige resultater.
Fokus på vigtige områder: Gennem samarbejdet blev visse områder, der ikke tidligere var blevet håndteret ordentligt, synliggjort og prioriteret.
Rådgivning og oplæring i korrekte procedurer: Der blev sat fokus på vigtigheden i at håndtere afstemningerne korrekt, ligesom Steen og udvalgte fra hans team efter oprydning og forbedring af procedurerne blev oplært i disse for egen håndtering af afstemningerne.

Samarbejdet med Azets har haft bemærkelsesværdige resultater for Team Løn. Før samarbejdet havde vi gamle uafklarede sager tilbage fra 2015, som var en konstant kilde til bekymring. Azets hjalp os med at rydde op i de udfordrende områder og bragte klarhed til vores revision. Med baggrund i faktuel information kunne vi afskrive omkring 1 million kroner og dermed skabe bedre overblik over de reelle omkostninger. Ud over den økonomiske lettelse oplevede vi også en mærkbar effektivitetsstigning via forbedring af vores procedurer for håndtering af afstemninger.

Steen Lise

Faglig leder, Teamløn, Lejre Kommune

Teknologisk udvikling og fremtidsperspektiver

Lejre Kommune havde traditionelt været tilbageholdende med teknologisk udvikling, men med Steens ankomst som faglig leder og samarbejdet med Azets begyndte kommunen at investere i digitale løsninger.

I dag arbejder kommunen fortsat med nye teknologiske løsninger og har blandt andet indført app-baserede løsninger. Kommunen er også involveret i et udbud med ti andre kommuner om løn og økonomi, hvilket lover godt for yderligere optimering og effektivisering af processer.

Opgradering til nyt niveau

Ved at få hjælp til forbedrede procedurer og afstemninger har Lejre Kommune opnået en øget effektivitet og fået mere styr på vigtige økonomiske områder. Hos Azets glæder vi os over, at vores ekspertise og rådgivning har hjulpet med at løfte Team Løn til et nyt niveau med større præcision og effektivitet.