Ferieplanlægning: Sådan sikrer du en god balance

Effektiv ferieplanlægning er en vigtig opgave for dig som arbejdsgiver. Du skal finde balancen mellem at sikre virksomhedens drift og overholde ferielovens regler om ferieafholdelse og varsling. I dette blogindlæg har vi samlet de vigtigste regler i ferieloven, så du kan få den bedste start på planlægningen af dine medarbejderes ferie.

Hvad er ferieplanlægning

Ferieloven indeholder specifikke krav til, hvordan og hvornår du som arbejdsgiver skal informere dine medarbejdere om deres ferie. Det er din opgave at sikre en retfærdig fordeling af ferieperioder blandt medarbejderne, samtidig med at du opretholder en effektiv drift.

Det er optimalt, hvis I sammen kan nå til enighed om feriens placering. Men hvis I ikke kan blive enige – f.eks. fordi flere medarbejdere ønsker ferie på samme tidspunkt – er det i sidste ende dig, der fastlægger ferieplaceringen. Det er dog vigtigt, at du overholder de gældende varslingsregler.

Ferieloven i korte træk

Her er en opsummering af ferielovens regler, som du skal være opmærksom på, når du planlægger medarbejdernes ferie:

• Ferieafholdelsesperioden strækker sig over 16 måneder – fra 1. september til 31. december i det efterfølgende år.
• Medarbejdere har ret til 5 ugers ferie, hvoraf 4 uger skal afholdes i indeværende ferieår - fra 1. september t.o.m. 31. august.
• Du kan holde kollektivt ferielukket.
• Hvis en medarbejder ikke har været ansat i hele det foregående ferieår frem til en ferielukning, skal du sikre, at vedkommende har nok feriedage. Hvis ikke, skal du tilbyde forskudsferie.
• Du kan give medarbejdere mulighed for at afholde ferie på forskud, mod at du modregner det i den efterfølgende optjeningsperiode.
• Du kan som udgangspunkt ikke ændre i aftalt ferie, medmindre særlige omstændigheder gør det nødvendigt, f.eks. væsentlige hensyn til virksomhedens drift.
• Du skal overholde gældende varslingsregler (se nedenfor).

Medarbejderne skal varsles i god tid

Som arbejdsgiver fastlægger du, hvornår og hvordan ferie i din virksomhed placeres. Førsteprioriteten er virksomhedens drift, men du har også pligt til at imødekomme medarbejdernes ønsker i videst muligt omfang. Det gælder f.eks. at tage hensyn til medarbejdere med børn i skolealderen, der ønsker ferie i skolernes sommerferieperiode.

Varslingsregler

• Hovedferien  (3 uger) skal varsles mindst 3 måneder før afholdelse i perioden 1. maj – 30. september.
• Restferien  (2 uger) skal varsles mindst 1 måned før afholdelse og skal være afholdt inden ferieafholdelsesperiodens udløb.

Medarbejdere har krav på tre ugers sammenhængende hovedferie, men kan aftale at fravige denne regel. Dog har de altid ret til mindst 10 sammenhængende feriedage.  Har du spørgsmål til varsling, så kontakt os.

Ændring af aftalt ferie

I helt særlige tilfælde kan du som arbejdsgiver ændre allerede aftalt ferie, men det kræver en ekstraordinær situation, hvor virksomhedens drift ellers vil lide væsentlig skade.

Ifølge ferielovens § 15 kan ferielovens varslingsregler fraviges i tilfælde af force majeure. Hvorvidt force majeure er gældende, kræver en juridisk vurdering. Hvis en uforudset hændelse gør det umuligt at opretholde driften, kan du i visse tilfælde ændre en medarbejders planlagte ferie.

Vær opmærksom på, at du som arbejdsgiver skal dække eventuelle økonomiske tab, hvis en medarbejders ferie ændres eller udsættes. En ferie, der allerede er begyndt, kan ikke afbrydes.

Kollektiv ferielukning

Hvis din virksomhed holder kollektivt ferielukket, skal varslerne stadig overholdes. Hvis de ikke overholdes, har medarbejderne ret til løn under ferielukningen – uden at det koster dem feriedage.

Husk at tage ferielukningen med i den samlede ferieplanlægning.

Medarbejdernes ret til at holde ferie

Dine medarbejdere har altid ret til 5 ugers ferie om året – uanset om de har optjent løn under ferien eller ej. Det gælder f.eks., hvis en medarbejder er ny på arbejdsmarkedet eller har skiftet job med væsentlig lønændring.

Hvis medarbejderen ikke har optjent betalt ferie, er de som udgangspunkt ikke forpligtet til at holde ferie – medmindre virksomheden holder ferielukket. I så fald kan du som arbejdsgiver pålægge medarbejderen at holde ferie.

For at være sikker på medarbejdernes ferierettigheder bør du undersøge, om de er omfattet af en overenskomst eller en lokalaftale, der kan have særlige bestemmelser.

Forbered dig – lær reglerne for ændring af aftalt ferie

Selvom du planlægger i god tid, så kan der opstå uforudsete situationer, som kræver, at du som arbejdsgiver eller dine medarbejdere må ændre eller udsætte ferie. Det kan f.eks. skyldes sygdom eller virksomhedens drift.

Som hovedregel gælder det, at aftalt ferie ikke kan ændres - også selvom du som arbejdsgiver kan nå at foretage ændringen inden for den krævede varselsperiode. Det kan kun ændres i meget særlige situationer som f.eks. nødvendige hensyn til virksomhedens drift – situationer, som du ikke havde muligheder for at forudse.

En mere sandsynlig situation for ændring eller udsættelse af ferie er tilfælde, hvor medarbejderen bliver syg før eller under sin ferie, og derfor kan få ret til erstatningsferie. Læs mere om reglerne for sygdom ved ferie og erstatningsferie.

Vær opmærksom på gældende love og regler

Som arbejdsgiver kan du have medarbejdere, som er ansatte under vidt forskellige ferievilkår. Ferieloven fastsætter grundlaget for dine og medarbejdernes rettigheder i forhold til ferielov. Men hører dine medarbejdere under overenskomst, vil de ofte have forbedrede ferievilkår, som du er forpligtet til at overholde. Dertil kan dine medarbejdere have en lokalaftale, som du også vil være forpligtet til at overholde.

Har du brug for rådgivning?

Har du brug for hjælp til at overholde reglerne for ferie eller har du andre spørgsmål inden for personalejura? Så står vi klar uanset, om det drejer sig om dagligdagens HR-udfordringer eller de mere indviklede juridiske spørgsmål.