Jesper Salomonsen
Jesper Salomonsen har en HD i hhv. regnskab og ledelse. Jesper har i flere år arbejdet med løn og regnskab og sidder i dag som Senior Manager i Azets' lønafdeling, der varetager lønadministration for virksomheder i hele Danmark.
Som arbejdsgiver er du ansvarlig for at overholde dine bogførings- og regnskabsforpligtelser, når du afleverer årsregnskabet. Det gælder også, selvom et lønbureau står for din lønbehandling, dine udbetalinger og dine træk.
Hvad er en årsafslutning?
Alle arbejdsgivere, der har udbetalt løn i løbet af en kalendermåned, skal indberette den til Skattestyrelsen. Du skal også opbevare grundlæggende registreringer, revisionsspor og transaktionslogs i overensstemmelse med bogføringsloven.
Hos Azets hjælper vi mange virksomheder med både løn og regnskab, og jeg møder ofte kunder, der er i tvivl om, hvilke lønopgaver de skal have styr på inden årsafslutningen. Denne artikel giver dig et overblik og en praktisk guide til processen.
Hvad er nyt ved årsafslutningen for 2026?
De seneste år har vi set Lønmodtagernes Feriemidler (LFM) bede om mere dokumentation for virksomhedernes indbetalinger. Vi har også oplevet, at skattemyndighederne ser skarpere på udlæg til medarbejdere og momsfradrag, og revisorerne har mere fokus på hensættelser til feriepenge end tidligere. Giv derfor disse områder ekstra opmærksomhed, når du lukker året.
Der ligger også to feriefrister inden årsskiftet. Dem gennemgår vi i næste afsnit.
Hvilke feriefrister gælder inden årsskiftet?
15. november: Indberet og indbetal uhævede feriepenge
Hvis dine medarbejdere ikke har afholdt alle fire ugers ferie fra ferieåret 2024/2025 (1. september 2024 til 31. december 2025), skal du indberette og indbetale værdien af de ikke-afholdte dage senest den 15. november 2026. Beløbet indbetales til Arbejdsmarkedets Feriefond eller til en privat feriefond, hvis jeres overenskomst henviser til en sådan. Indberetning og indbetaling til Arbejdsmarkedets Feriefond sker via virk.dk, som har åbent fra den 2. til den 15. november.
Planlæg i god tid. Den 15. november falder på en søndag i år, så indberet og betal inden weekenden. Betaler du for sent, skal du betale renter på 1,5 % pr. påbegyndt måned. Fonden beder desuden hvert år omkring 150 tilfældigt udvalgte virksomheder om dokumentation, så hav dine opgørelser og skriftlige aftaler klar.
31. december: Aftal overførsel af den femte ferieuge
Dine medarbejdere har ikke ret til at overføre ferie. Du kan aftale at overføre den femte ferieuge, altså dagene ud over 20, så længe medarbejderen har afholdt mindst 20 dage. Aftalen skal være skriftlig og på plads senest den 31. december. Der er ingen formkrav, så en mail er nok, så længe du gemmer den. Indberet de overførte dage til FerieKonto eller til den feriefond, du bruger, inden samme dato. Uden en aftale bliver den femte ferieuge udbetalt.
Tjek også jeres overenskomst, da den kan indeholde andre regler. Send dine medarbejdere en påmindelse i november, og saml alle aftaler på én gang.
Har du spørgsmål om ferie, orlov eller anden HR-jura? Spørg vores HR-eksperter.
Bliver du ramt af loftet over fradrag for høje lønninger?
Siden 1. januar 2023 har en regel begrænset din virksomheds mulighed for at fradrage lønudgifter. For 2026 begrænser reglen fradraget for personer med en årsløn over 8.704.600 kr. Lønudgifter omfatter almindelig skattepligtig løn (AM-bidragspligtig), visse aktieordninger, personalegoder, bonusser, skattefri kørselsgodtgørelse og så videre.
Vær særligt opmærksom, når én person har flere ansættelseskontrakter inden for samme koncern. Loftet følger personen. Reglen gælder også for medarbejdere, der ikke er bosiddende eller skattepligtige i Danmark.
Hvordan afstemmer du lønnen?
Ifølge mindstekravsbekendtgørelsen skal din virksomhed kunne fremlægge en afstemning af de lønninger, honorarer og andre udbetalinger, I har indberettet til Skattestyrelsen.
En lønafstemning består af to dele:
- Lønsystem mod Skattestyrelsen
- Lønsystem mod dit regnskabssystem
Min anbefaling er, at du opretter separate lønarter i dit lønsystem, så du håndterer hver lønpost for sig. Opret tilsvarende konti i dit regnskabssystem, som lønarterne kan bogføres på. Det giver dig et klarere overblik over de enkelte lønkomponenter og gør afstemningen lettere. Vi anbefaler også, at du altid afstemmer AM-bidrag særskilt.
Hvordan hensætter du til feriepenge og bonus?
For at sikre, at årsregnskabet viser periodens reelle lønomkostninger, skal du beregne feriepenge, ferietillæg, bonusser og lignende poster, så du har et retvisende grundlag for dine hensættelser.
Vær særligt opmærksom på, hvilken metode du bruger til periodisering af feriepenge. I årsregnskabet skal du bruge den konkrete (regnskabsmæssige) metode. Hvis du har valgt selv at beholde forpligtelsen for de indefrosne feriemidler, skal den vises som en langfristet gæld og indekseres hvert år med den sats, som Lønmodtagernes Feriemidler fastsætter.
Jeg anbefaler, at du laver en månedlig opgørelse af din feriepengeforpligtelse inklusive ferietillæg. Det gør dit afstemnings- og afregningsarbejde enklere, for eksempel når medarbejdere fratræder.
Hvad kigger revisor efter?
Hvis din lønproces er manuel, opstår der oftere fejl end i en automatiseret proces. Derfor får en manuel proces mere opmærksomhed fra revisor.
Som minimum bør revisor kontrollere, at du har afstemt lønnen, og at du kan forklare eventuelle differencer. Revisor tjekker ikke kun, at den AM-bidragspligtige indkomst stemmer. Revisor ser også på pension, skattefri befordring, kantinemoms med mere. Revisor bør desuden kontrollere, at du har beregnet og bogført alle hensættelser korrekt.
Siden ændringen af ferieloven har revisorerne fokus på både hensættelser og afstemning af feriepenge. Det gælder ikke mindst indekseringen af indefrosne feriemidler i virksomheder, der selv administrerer dem.
Min erfaring er, at revisorerne også beder om dokumentation for, at du har betalt A-skat, AM-bidrag, ATP og lignende. Afstem din skattekonto, så du er sikker på, at du ikke skylder noget.
Brug for hjælp til årsafslutningen?
Som Danmarks største lønbureau kan Azets hjælpe dig med at optimere hele din lønproces og automatisere de manuelle opgaver. En strømlinet proces frigør ressourcer til jeres kerneforretning. Hvis din virksomhed ikke er klar til fuld outsourcing, kan vi også støtte jer i en afgrænset periode.
Vi kan hjælpe dig med:
- Lønafstemning (A-indkomst, bogføring/E-indkomst og lønsystemer)
- Balanceafstemning af skyldige lønposter
- Afstemning af feriepengeforpligtelser og hensættelser
- Afstemning af feriepengeforpligtelser med FeriepengeInfo
- Revisionsdokumentation og møder med din revisor om lønomkostninger.
Ring til os på 70 232 232 for en snak om jeres behov.
Kontakt os her