Spørgsmål og svar om outsourcing – Kompetencer

Hos Azets er vi eksperter i outsourcing af regnskab og løn, og vi besvarer derfor gerne alle de spørgsmål, I har til området. I dette indlæg dykker vi længere ned i, hvilke kompetencer der er afgørende hos hhv. outsourcing-partneren og virksomheden selv – og hvordan kravene til de kompetencer har ændret sig i takt med, at digitalisering og AI er blevet en fast del af hverdagen i økonomifunktionen.

Hvad er outsourcing?

Outsourcing betyder, at en virksomhed overlader bestemte opgaver eller funktioner til en ekstern leverandør i stedet for at udføre dem internt. Hos Azets kan vi hjælpe med bl.a. bogholderi, regnskab, løn og meget mere. Outsourcing medfører typisk flere fordele for virksomheder, såsom at spare tid og ressourcer, få adgang til specialiseret viden fra erfarne konsulenter – og i stigende grad også adgang til moderne systemer og automatisering, som det ellers kan være dyrt og tidskrævende at opbygge internt.

Kompetencer hos din outsourcing-leverandør

Hvilke kompetencer bør vores outsourcing-leverandør kunne tilbyde?

Uanset økonomiafdelingens størrelse og sammensætning kræves der mange forskellige kompetencer for at kunne håndtere virksomhedens samlede økonomi. Hvis du vælger at outsource hele eller dele af din økonomifunktion, er det vigtigt, at du sørger for, at din udbyder har alle de kompetencer, din virksomhed har brug for – også den specialviden, du kun har brug for fx to timer om året. Du bør kunne forvente af din outsourcing-partner, at de er i stand til at besvare specialspørgsmål uden at du behøver bruge ekstra konsulenter eller leverandører for at få svar. Det kan for eksempel være spørgsmål inden for HR, skatter og stiftelse af selskaber.

Leverandøren bør også have så meget erfaring med økonomiløsninger, at den kan påtage sig en naturlig rolle i udviklingen af kundens økonomifunktion. Det indebærer i dag mere end klassisk regnskabs- og lønfaglighed. Det handler også om viden og kompetencer inden for moderne, effektive systemløsninger og automatisering, der samlet set matcher kundens behov over tid – og om at kunne omsætte data til indsigt, ikke bare bogføre dem. En stigende del af branchen bruger AI-understøttede processer til fx afstemninger, dokumenthåndtering og rapportering, og det bør en professionel outsourcing-partner have styr på og kunne rådgive om, ligesom de klassiske regnskabskompetencer.

Datasikkerhed og compliance som en del af kompetencerne

Hvordan sikrer vi, at følsomme data er i gode hænder hos vores outsourcing-partner?

Når I outsourcer regnskab og løn, overlader I samtidig følsomme person- og lønoplysninger til en ekstern part. Det gør it-sikkerhed og databeskyttelse til en kompetence i sig selv, ikke bare en teknisk detalje. I bør kunne forvente, at jeres leverandør arbejder systematisk med datasikkerhed, har styr på GDPR i praksis, og kan redegøre for, hvordan data opbevares og behandles i de systemer, der bruges. Det er et helt legitimt spørgsmål at stille, inden man indgår en aftale – og et godt tegn, hvis leverandøren selv bringer det op.

Færdigheder i virksomheden versus færdigheder hos din outsourcing-partner

Hvilke færdigheder skal vi beholde internt i organisationen?

Der er ikke noget generelt svar på, hvilke færdigheder der bør forblive i organisationen, medmindre det holdes op imod de aktiviteter, der eksisterer hos kunden. Det afhænger af de betingelser og aftaler, der er indgået. Det vigtigste er, at der er en person hos kunden, der forstår og ved, hvad der skal leveres til leverandøren, hvordan det skal leveres, hvad der skal forventes leveret, og som kan besvare spørgsmål fra leverandøren. Denne person skal forstå betydningen af løbende governance og samarbejde, der sikrer, at alle parter lever op til deres forpligtelser, og skal etablere en dialog, der udvikler opgaven i takt med de ændringer, der sker i forudsætningerne.

Fordelingen af ansvar i opgaveudførelsen er ofte afhængig af de færdigheder, som er hos kunden, når aftalen indgås, og disse færdigheder kan ændre sig. I forlængelse heraf vil opgaveudførelsen udvikle sig i takt med de ændringer, der sker i organisationen – herunder hvor meget af den digitale omstilling virksomheden selv driver, og hvor meget der lægges ud til leverandøren.

Kvalitetssikring som et krav hos outsourcing-partneren

Hvordan kan vi være sikre på, at outsourcing-leverandøren kender og tilpasser sig skiftende love og krav, og hvordan bliver vi informeret, når noget ændrer sig?

Før I indgår et partnerskab, bør I sikre jer, at outsourcing-partneren arbejder med kvalitetssikring i opgaveudførelsen kontinuerligt og følger op, når der sker ændringer. En god måde, hvorpå kunde og leverandør kan informere om ændringer, er ved at have det som fast dagsorden på statusmøderne. Professionelle outsourcing-partnere er eksperter i regnskab og løn og holder sig altid ajour med gældende lovgivning – det gælder både den klassiske skatte- og regnskabslovgivning og nyere krav, som fx bæredygtighedsrapportering, der er blevet relevant for stadig flere mellemstore virksomheder. Du kan derfor forvente rådgivning på samme niveau som advokater og revisorer. Som kunde kan du dermed forvente, at de forbedringer og opdateringer, der opstår i forbindelse med nye love og regler, gennemføres og kommunikeres som aftalt.

Går I med tanker om at outsource hele eller dele af jeres regnskabs- og/eller lønafdeling?

Overvejer I at outsource jeres regnskabs- og/eller lønafdeling – måske som led i effektiviseringsplaner, eller fordi I ønsker at reducere administrationen til fordel for mere strategiske forretningsområder – så håber vi, at dette indlæg bidrager til at afklare, hvad der er mest fordelagtigt for jeres virksomhed. Sidder I tilbage med ubesvarede spørgsmål, så kontakt os endelig.

Læs mere om, hvad vi kan tilbyde jeres virksomhed inden for outsourcing af løn

Læs mere om, hvad vi kan tilbyde jeres virksomhed inden for outsourcing af regnskab