Visma Aquila luottaa Azetsiin – palkanlaskenta asiantuntevissa käsissä
Kun Visma Aquilan kasvava organisaatio halusi vapauttaa People-tiimin aikaa strategisempaan työhön ja selkeyttää palkanlaskennan prosesseja, kääntyi yritys Azetsin puoleen. Tulos: tarkempi palkanlaskenta, keveämpi hallinnollinen taakka ja aito mielenrauha.
Suomalainen ohjelmistoyhtiö Visma Aquila Oy kaipasi noin 360 henkilön organisaatiolleen vahvaa asiantuntemusta palkanlaskennan tueksi: kumppania, jolta saa laadukasta palvelua ja apua myös haastavampiin tilanteisiin. Azets oli tuttu yhteistyökumppani jo entuudestaan, ja valinta osui luontevasti oikeaan.
"Tarvitsimme kumppanin, joka hoitaa sekä operatiiviset asiat luotettavasti että osaa neuvoa monimutkaisemmissa tilanteissa. Olimme aiemmin tehneet yhteistyötä Azetsin kanssa ja tiesimme, että heidän asiantuntemuksensa on kunnossa", kertoo People Operations Specialist Tiia Karhunen.
Valintaan vaikutti myös se, että Azets tunsi Visma Aquilan järjestelmät jo ennestään. Lisäksi järjestely mahdollisti saman palkanlaskentatiimin jakamisen sisaryhtiön kanssa, mikä edistää yhtenäisiä käytäntöjä konsernin sisällä.
Selkeämmät prosessit, vähemmän virheitä
Siirtymä käynnistettiin kattavalla onboardingilla, jonka aikana palkkaprosesseja käytiin läpi yhdessä Azetsin tiimin kanssa. Työ kantoi hedelmää nopeasti.
"Selkeytimme yhteistyössä palkanlaskennan prosessejamme paljon, ja olemme saaneet sitä kautta vähennettyä hallinnollista työtä merkittävästi. Azetsin palkanlaskijat ehdottivat hyvin proaktiivisesti muutoksia prosessin tehostamiseksi", Karhunen sanoo.
Konkreettisin muutos näkyi laadussa. Palkanlaskennan tarkkuus nousi uudelle tasolle, ja viranomaisilmoitusten hoituminen ajallaan tuo oman lisänsä arjen sujuvuuteen.
"Laatu ja tarkkuus ovat nousseet, virheet palkanlaskennassa ovat vähentyneet huomattavasti. Voimme nyt luottaa siihen, että palkat lasketaan ja kaikki viranomaisilmoitukset tehdään asiantuntevasti ja ajallaan. Se tuo mielenrauhaa arkeen", Karhunen toteaa.
Avoin yhteistyö ja nopea reagointi
Toimiva yhteistyö perustuu pelisääntöihin, joista pidetään kiinni molemmin puolin. Azetsin palkanlaskijat vastaavat kiireellisiinkin kysymyksiin nopeasti.
"Kun meillä on ollut kiireellisiä kysymyksiä, Azetsin palkanlaskijat ovat aina vastanneet tosi nopeasti", Karhunen sanoo.
Yhteistyön laatu näkyy myös siinä, että Azetsin asiantuntijat nostavat oma-aloitteisesti esiin kehityskohtia ja tuovat rohkeasti oman näkemyksensä mukaan.
"Palkanlaskijat nostavat proaktiivisesti myös virheitä esiin ja kertovat rohkeasti kehitysehdotuksensa. Avoin vuoropuhelu on osa hyvää yhteistyötä", Karhunen kuvaa.
Yhteistyötä rytmittävät kuukausittaiset palaverit, joissa tiimit tapaavat myös kasvotusten. Pelkän viestittelyn sijaan yhteydenpito on monikanavaista ja avointa.
Karhunen tiivistää yhteistyön näin: "Suurin hyöty on mielenrauha. Keskusteluyhteys on avoin ja pystymme luottamaan, että palkat maksetaan oikein ja ajallaan."
Hyödyt ja tulokset
- Hallinnollinen työ keveni prosessien selkeyttämisen myötä
- Nopea ja ennakoiva yhteistyö vapauttaa People-tiimin keskittymään olennaiseen
- Palkanlaskennan virheet vähenivät merkittävästi, laatu ja tarkkuus paranivat
- Mielenrauha: palkat maksetaan oikein ja ajallaan, viranomaisvelvoitteet hoituvat asiantuntevasti
- Yhteiset pelisäännöt ja kuukausittaiset palaverit pitävät yhteistyön sujuvana.
Visma Aquila lyhyesti
Visma Aquila Oy on osa kansainvälistä Visma-konsernia, johon kuuluu noin 150 yhtiötä maailmanlaajuisesti. Suomessa Visma toimii 15 yhtiön voimin, ja Visma Aquila on yksi niistä. Yhtiö kehittää monipuolisia SaaS-ratkaisuja vaativiin teknologiatarpeisiin: Solveon-tuoteportfolio kattaa ratkaisut palkanlaskentaan, henkilöstöhallintoon, kulu- ja matkahallintaan sekä taloushallintoon ja Wilma opetushallintoon.