Mitä on epäasiallinen käytös työpaikalla – ja miten siihen tulee puuttua?

Jokaisella työpaikalla syntyy ajoittain tilanteita, joissa yhteistyö ei suju, tunteet kuumenevat tai vuorovaikutus ontuu. Kaikki ristiriidat eivät ole työpaikkakiusaamista tai lain tarkoittamaa häirintää, mutta ne voivat silti heikentää työilmapiiriä, luottamusta ja työn sujuvuutta.

Siksi epäasialliseen käytökseen kannattaa puuttua jo varhaisessa vaiheessa – ennen kuin pienistä ongelmista kasvaa koko työyhteisöä kuormittavia tilanteita.
Hyvä johtaminen ei tarkoita pelkästään ongelmien ratkaisemista silloin, kun ne ovat jo kärjistyneet. On vielä tärkeämpää pyrkiä luomaan työympäristö, jossa ihmiset voivat tehdä työnsä turvallisesti, tulla kuulluiksi ja kohdata toisensa kunnioittavasti.

Kaikki huono käytös ei ole häirintää – mutta siihenkin kannattaa puuttua

Työpaikalla kohdataan erilaisia persoonia, työskentelytapoja ja näkemyksiä. Erimielisyydet ovat normaali osa yhteistyötä, eikä jokainen ristiriita tarkoita epäasiallista kohtelua.

Silti esimerkiksi jatkuva toisten keskeyttäminen, vähättelevä puhetapa, silmien pyörittely, ulkonäön kommentointi tai negatiivisen ilmapiirin ylläpitäminen voivat vähitellen murentaa työyhteisön luottamusta. Vaikka toiminta ei vielä täyttäisi juridisen häirinnän tunnusmerkkejä, sillä voi olla merkittäviä vaikutuksia työntekijöiden hyvinvointiin, yhteistyöhön ja työssä onnistumiseen.

Esihenkilön näkökulmasta ratkaiseva kysymys ei aina ole, täyttyvätkö lain edellytykset, vaan se, edistääkö vai heikentääkö käyttäytyminen työyhteisön toimintaa.

Esihenkilön reagointi muokkaa työyhteisön kulttuuria

Työyhteisön ilmapiiri ei synny sattumalta. Se rakentuu päivittäisissä kohtaamisissa, keskusteluissa ja siinä, millaiseen käyttäytymiseen työpaikalla reagoidaan.

Yksi toistuva vähättelevä kommentti, jatkuvat keskeytykset tai huumoriksi naamioitu piikittely voivat ajan myötä muuttua työyhteisön "uudeksi normaaliksi". Kun niihin ei puututa ajoissa, syntyy helposti vaikutelma siitä, että tällainen käytös on hyväksyttyä.

Siksi esihenkilön reagoinnilla on suuri merkitys. Jokainen puuttuminen viestii koko työyhteisölle, millaista käyttäytymistä organisaatiossa arvostetaan ja mitä ei hyväksytä.

Milloin esihenkilön kannattaa puuttua epäasialliseen käytökseen?

Yksi yleisimmistä virheistä on odottaa liian pitkään. Moni esihenkilö epäröi puuttua tilanteeseen, koska ei ole varma, onko kyse riittävän vakavasta asiasta. Todellisuudessa juuri varhainen keskustelu on usein helpoin ja tehokkain tapa estää tilanteen kärjistyminen.

Esihenkilö voi ja hänen kannattaa puuttua tilanteeseen esimerkiksi silloin, kun:

• työntekijä vähättelee tai keskeyttää jatkuvasti muita
• yhteistyö vaikeutuu käyttäytymisen vuoksi
• työilmapiiri alkaa heikentyä
• joku vetäytyy keskusteluista tai yhteisestä tekemisestä
• häiritsevästä käyttäytymisestä tulee toistuva toimintatapa.

Puuttuminen ei tarkoita syyllistämistä. Sen tarkoitus on palauttaa keskustelu yhteisiin toimintatapoihin ja varmistaa, että jokainen voi tehdä työnsä turvallisessa työympäristössä.

Miten keskustella epäasiallisesta käytöksestä rakentavalla tavalla?

Haastavaan tilanteeseen puuttuminen onnistuu parhaiten silloin, kun keskustelu perustuu havaintoihin eikä tulkintoihin.

Hyvä keskustelun avaus voi olla esimerkiksi: "Huomasitko itse, mitä äskeisessä palaverissa tapahtui?"

Tällainen kysymys kutsuu dialogiin eikä aseta toista heti puolustuskannalle.

Keskustelussa kannattaa:

• kuvata konkreettiset havainnot
• kertoa, miten käyttäytyminen vaikuttaa muihin tai tiimin toimintaan
• kuunnella myös työntekijän oma näkökulma
• tehdä selväksi, millaista toimintaa työpaikalla odotetaan
• sopia, miten tilanteen kehittymistä seurataan.

Selitys voi auttaa ymmärtämään käyttäytymisen taustaa, mutta se ei poista vastuuta omasta toiminnasta.

Hyvä työilmapiiri syntyy ennakoimalla

Epäasialliseen käytökseen puuttuminen on vain yksi osa toimivaa johtamista. Vielä tärkeämpää on rakentaa työyhteisöä niin, että ongelmia syntyy mahdollisimman vähän.

Hyvä työilmapiiri rakentuu esimerkiksi siitä, että:

• tavoitteet ja odotukset ovat kaikille selkeitä
• palautetta annetaan säännöllisesti – sekä myönteistä että korjaavaa
• esihenkilö käy työntekijöiden kanssa kahdenkeskisiä keskusteluja
• jokainen tulee kuulluksi
• tiimillä on yhteiset pelisäännöt yhteistyölle
• työyhteisö arvioi ja kehittää toimintaansa jatkuvasti.

Kun ihmiset tietävät, mitä heiltä odotetaan, uskaltavat ottaa asioita puheeksi ja kokevat tulevansa kohdelluiksi tasapuolisesti, myös haastavia tilanteita syntyy vähemmän.

Työnantajalla on velvollisuus puuttua epäasialliseen käyttäytymiseen

Työnantajalla on lakisääteinen velvollisuus puuttua epäasialliseen kohteluun ja häirintään. Tarvittaessa tilanteet voivat johtaa kurinpidollisiin toimenpiteisiin tai jopa työsuhteen päättämiseen.

Käytännössä onnistunut puuttuminen perustuu kuitenkin paljon muuhunkin kuin lainsäädäntöön. Organisaatiolla tulee olla selkeät toimintatavat, yhteiset pelisäännöt, tasapuolinen menettely sekä riittävä dokumentointi. Myös henkilön oikeusturva on huomioitava tilanteita selvitettäessä.

Parhaimmillaan juridiikka toimii hyvän johtamisen tukena – ei sen lähtökohtana.

Esihenkilön rooli turvallisen ja toimivan työyhteisön rakentamisessa

Työyhteisön kulttuuri rakentuu pitkälti siitä, mitä esihenkilöt tekevät arjessa.
Kun palautetta annetaan säännöllisesti, kunnioittava puhe on osa arkea, vaikeitakin asioita uskalletaan ottaa puheeksi ja käyttäytymiselle asetetaan selkeät rajat, työyhteisöön syntyy turvallisuuden tunne. Samalla ehkäistään tilanteita, jotka muutoin voisivat kasvaa pitkittyneiksi ristiriidoiksi tai työpaikkakiusaamiseksi.

Joskus organisaatio tarvitsee tilanteiden ratkaisemiseen myös ulkopuolista tukea. Esihenkilövalmennukset, coaching, työyhteisöjen kehittäminen sekä HR-asiantuntijoiden sparraus auttavat rakentamaan toimintakulttuuria, jossa ongelmiin uskalletaan puuttua ajoissa ja työyhteisö voi hyvin.

Lopulta epäasialliseen käytökseen puuttumisessa ei ole kyse vain lakien noudattamisesta. Kyse on siitä, millaisen työpaikan haluamme rakentaa – sellaisen, jossa jokainen voi tehdä työnsä turvallisesti, tulla arvostetuksi ja onnistua yhdessä muiden kanssa.

Onko sinulla kysymyksiä haastavien tilanteiden käsittelemisestä tai tarvitsetko tukea esihenkilötyöhön? Tutustu johtamisen kehittämisen -palveluihimme.