Henkilöstöjohtamisen lakisääteiset dokumentit – mitä yrityksesi tarvitsee ja miksi?
Henkilöstöjohtamiseen liittyy useita lakisääteisiä dokumentteja, joiden tarkoituksena on varmistaa työpaikan lainmukaisuus, työntekijöiden oikeudet ja turvallinen työympäristö. Työterveyshuollon suunnitelmat, tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelmat sekä työsuojelun toimintaohjelmat ovat esimerkkejä asiakirjoista, joita eri kokoisilta yrityksiltä edellytetään.
Tässä blogissa käymme läpi keskeiset dokumentit, niiden tarkoitukset ja velvoitteet – sekä sen, miten varmistat, että yrityksesi on ajan tasalla.
Työterveyshuollon toimintasuunnitelma
Kuka tarvitsee: kaikki yritykset työterveyshuoltolain mukaan.
Tarkoitus: Suunnitelman tarkoituksena on ohjata yhteistyötä työterveyshuollon kumppanin kanssa ja varmistaa, että työkykyyn ja työntekijöiden terveyteen liittyvät asiat hoidetaan järjestelmällisesti.
Toteutus: Suunnitelma tehdään yleensä työpaikkaselvityksen pohjalta. Selvityksessä asetetaan konkreettiset tavoitteet suunnitelmalle esim. kuka on vastuussa, millä aikataululla suunnitelma toteutetaan ja mahdollinen kustannusarvio. Toteutetaan usein työterveyskumppanin kanssa.
Työpaikkaselvitys
Kuka tarvitsee: kaikki yritykset työterveyshuoltolain mukaan.
Tarkoitus: Työpaikkaselvityksessä arvioidaan yrityksen kuormitustekijöitä, voimavaroja, riskien vaikutusta työterveyteen ja työkykyyn.
Toteutus: Toteutetaan usein työterveyskumppanin kanssa säännöllisin väliajoin.
Toimintamalli häirinnän ja epäasiallisen kohtelun varalle ja työn vaarojen arviointi
Kuka tarvitsee: Vaikka laki ei velvoita laatimaan mallia, on se kuitenkin suositeltavaa luoda, sillä työturvallisuuslaki velvoittaa ehkäisemään sekä puuttumaan epäasialliseen käytökseen ja häirintään työssä.
Tarkoitus: Toimintamalli kuvaa yrityksen toimintatavat epäasiallisen käyttäytymisen tai häirinnän tilanteissa. Malli antaa selkeät ohjeet, miten kyseisissä tilanteissa toimitaan ja miten niitä käsitellään.
Toteutus: Työnantaja tai työnantajan edustaja, esimerkiksi HR laatii toimintamallin yhteistyössä tarvittavien sidosryhmien kanssa, kuten työterveyshuollon, työsuojeluorganisaation ja työnantajan edustajien.
Työyhteisön kehittämissuunnitelma
Millaisia yrityksiä koskee: tulee olla vähintään 50 työntekijää työllistävissä yrityksissä yhteistoimintalain mukaan.
Tarkoitus: Työyhteisön kehittämissuunnitelma on lakisääteisen vuoropuhelun apuväline, joka edistää osaamisen kehittämistä ja työhyvinvointia työpaikalla.
Toteutus: Työnantaja tai työnantajan edustaja, esimerkiksi HR, laatii suunnitelman yhteistyössä henkilöstön edustajien kanssa. Suunnitelmaa on ylläpidettävä ja päivitettävä säännöllisesti vähintään silloin, kun toimintaympäristössä tai työyhteisön tarpeissa tapahtuu muutoksia.
Tasa-arvosuunnitelma
Kuka tarvitsee: laadittava yli 30 työntekijän yrityksissä tasa-arvolakiin perustuen.
Tarkoitus: Suunnitelman tarkoituksena on ennaltaehkäistä syrjintää, joka perustuu sukupuoliperusteisiin tekijöihin.
Toteutus: Työnantaja ja tai työnantajan edustaja, esimerkiksi HR, laatii suunnitelman yhteistyössä henkilöstön ja/tai henkilöstön edustajien kanssa. Suunnitelma voidaan yhdistää osaksi henkilöstön kehittämissuunnitelmaa.
Yhdenvertaisuussuunnitelma
Millaisia yrityksiä koskee: laadittava yli 30 työntekijän yrityksissä yhdenvertaisuuslakiin perustuen.
Tarkoitus: Yhdenvertaisuussuunnitelma yhdistetään usein tasa-arvosuunnitelmaan. Suunnitelman tarkoituksena on edistää yhdenvertaisuutta ja edesauttaa tasavertaisen ja syrjintävastaisen organisaatiokulttuurin muodostumista.
Toteutus: Työnantaja ja tai työnantajan edustaja, esimerkiksi HR, laatii suunnitelman yhteistyössä henkilöstön ja/tai henkilöstön edustajien kanssa.
Työsuojelun toimintaohjelma
Kuka tarvitsee: kaikki yritykset, joissa on yksikin (1) työntekijä työturvallisuuslain mukaan.
Tarkoitus: Työsuojelun toimintaohjelman tarkoituksena on järjestelmällisesti kehittää työhyvinvointia ja työturvallisuutta asettamalla tavoitteita henkilöstön työkyvyn parantamiseksi. Työn vaarojen arviointi auttaa luomaan kokonaiskuvan työpaikan työturvallisuuden ja -terveyden tilasta ja kehitystarpeista.
Toteutus: Vaarojen arvioinnin sekä toimintaohjelman toteuttaa työnantaja. Näiden laatimiseen kannattaa osalistaa myös yrityksen työsuojeluorganisaatio (työnantaja nimeää työsuojelupäällikön, joka edustaa työnantajaa työsuojelun yhteistoiminnassa. Työntekijät valitsevat keskuudestaan työsuojeluvaltuutetun, mikäli työpaikalla työskentelee vähintään 10 henkilöä).
Lisäksi seuraavia dokumentteja suositellaan:
Päihdeohjelma
Kuka tarvitsee: pakollinen, jos yrityksessä on tarvetta huumetesteille. Muille suositeltava.
Tarkoitus: Päihdeohjelmassa yritys määrittelee, miten kyseisiin tilanteisiin puututaan, miten niitä ennaltaehkäistään ja miten saa tukea.
Toteutus: Päihdeohjelma toteutetaan usein yhdessä työterveyskumppanin kanssa.
Varhaisen välittämisen malli
Kuka tarvitsee: Suositellaan kaikille yrityksille.
Tarkoitus: Mallissa esitetään, millä toimilla yritys ehkäisee työkyvyn heikkenemistä. Malli antaa myös konkreettisia toimintaohjeita, miten esimerkiksi kannattaa toimia kollegan/alaisen/esihenkilön työkyvyn alentuessa.
Toteutus: Toteutetaan yhdessä työterveyskumppanin kanssa.
HR-käsikirja henkilöstölle
Tarkoitus: Käsikirja kertoo henkilöstölle yrityksen säännöistä ja käytännöistä. Samalla se auttaa minimoimaan väärinymmärryksiä ja epätasa-arvoista kohtelua.
Toteutus: Työnantaja laatii käsikirjan henkilöstölle yhteistyössä tarvittavien sidosryhmien kanssa.
Tarjoamme kattavia HR-palveluita lakisääteisten dokumenttien laatimisesta digitaalisiin henkilöstökäsikirjoihin, joita voi käyttää selaimella tai mobiilisovelluksella. Kokeneet asiantuntijamme suorittavat myös HR-kartoituksia, joissa selvitämme puuttuvatko yritykseltänne olennaiset dokumentit tai käytännöt, kuten Whistleblowing-kanava, perehdytys- ja esihenkilötyön oppaat, rekrytointiohjeistukset tai etätyökäytännöt.