Lomanmääräytymisvuoden katko hallitusti – käytännön vinkit palkanlaskentaan
Kevät ei tuo mukanaan pelkästään valoa ja lämpöä – HR:lle ja palkkahallinnolle se tarkoittaa myös lomanmääräytymisvuoden päättymistä ja lomakirjanpidon huolellista tarkistamista. Palkanlaskennan näkökulmasta tämä on yksi vuoden tärkeimmistä vaiheista: vuosilomien kertymät, poissaolot sekä palkka- ja työaikamuutokset on varmistettava, jotta työntekijöiden lomapalkka ja lomaraha voidaan laskea oikein, lain ja TES:in mukaisesti. Käymme läpi, milloin valmistautuminen kannattaa aloittaa, mitä HR:n ja palkanlaskijoiden tulee tarkistaa ja miten välttää yleisimmät virheet.
Mitä lomanmääräytymisvuosi tarkoittaa käytännössä?
Lomanmääräytymisvuosi on ajanjakso 1.4.–31.3., jonka aikana työntekijälle kertyy vuosilomaa. Tämä aikaraja määrittää sen, kuinka monta lomapäivää työntekijä on ansainnut seuraavalle lomakaudelle.
Palkkahallinnolle tämä tarkoittaa vuosittain perusteellista tarkistuskierrosta:
- Milloin työsuhde on alkanut: kerryttääkö ensimmäinen kuukausi lomaa, ja onko kertymä 2 vai 2,5 päivää kuukaudessa?
- Ovatko jo pidetyt lomat siirtyneet oikein HR-järjestelmästä palkkaohjelmaan?
- Ovatko edellisten lomanmääräytymisvuosien tiedot kunnossa ja oikein kirjattu?
Poissaolot, perhevapaat ja palkkamuutokset vaativat erityistä tarkkuutta
Lomakirjanpidon haasteellisin osuus liittyy usein poissaoloihin. Kaikki poissaolot eivät kerrytä lomaa, ja osa kerryttää vain tietyn ajan. Siksi jokaisen työntekijän tilanne on tarkistettava henkilötasoisesti.
Erityistä huomiota vaativat:
- Perhevapaat: Perhevapaat (vanhempainvapaa, raskausvapaa ja omaishoitovapaa) kerryttävät lomaa vain tietyn ajan. Ansainnan katkeamisajankohta on syytä tarkistaa jokaisen kohdalla erikseen, raja voi tulla yllätyksenä työntekijälle. Lue myös: Perhevapaa: vuosilomat ja omaishoitovapaa
- Sairauspoissaolot: kerryttävät lomaa enintään 75 työpäivän ajan ja niiden jatkuminen lomanmääräytymisvuoden yli vaikuttaa laskentaan. Lue tarkemmin artikkelista: Lomanansainta ja sairastuminen, lomapalkka- ja raha
- Muuttunut työaika tai palkka: jos näissä on tapahtunut muutos lomanmääräytymisvuoden aikana, henkilö saattaa tarvita prosenttiperusteisen käsittelyn.
- Siirtyminen osa-aikatyöhön: tarkista muuttuuko ansaintaperuste 14 työpäivän säännöstä 35 tunnin sääntöön? Tämä on syytä selvittää jo sopimusta tehdessä.
- Palkattomat vapaat: jos palkatonta vapaata on niin paljon, ettei 14 työpäivää täyty yhden kuukauden aikana, loma ei siltä kuukaudelta kerry. Tämä voi tulla työntekijälle yllätyksenä.
- Lomautukset: Vuosilomalaissa lomautus kerryttää lomaa ensimmäiseltä 30 työpäivältä. Lisäksi työehtosopimus saattaa määritellä pidemmän ansaintajakson – TES on siis syytä tarkistaa tapauskohtaisesti. Lue myös: Lomautukset palkanlaskennan näkökulmasta - käytännön neuvoja
Lomapalkan laskentaperuste on tarkistettava huolella
Lomapalkan oikea laskentaperuste on yksi palkanlaskijan tärkeimmistä tehtävistä. Työehtosopimus määrää ensisijaisesti, miten lomapalkka lasketaan – mutta käytännössä tarkkuus on aina tarpeen.
On varmistettava, että:
- Kaikki palkkalajit (esim. provisiot ja muuttuvat lisät) on kohdistettu oikealle lomanmääräytymisvuodelle. Esimerkiksi provisiomyynnissä on tärkeää, että ansiot kirjataan oikealle ajanjaksolle.
- Palkan tai työajan muutokset on huomioitu kertymässä myös siltä osin, mihin ansaintasääntöön henkilö kuuluu.
- Tuntipalkkaisten tuntien kohdistuminen on varmistettu. Joskus tunnit voivat jakaantua kahden kuukauden välille, mikä vaikuttaa lomakertymään.
Nämä asiat kannattaa selvittää heti työsuhteen alkaessa
Monet lomakirjanpidon päänvaivat on helpompi ehkäistä kuin korjata jälkikäteen. Paras hetki selvittää loma-asiat on heti työsuhteen alkaessa. Silloin tieto on tuoreena saatavilla ja sopimuksia voidaan tehdä oikein.
- Työsuhteen alkaessa kannattaa selvittää:
- Onko organisaatiolla omia lisäkäytäntöjä ylimääräisistä lomapäivistä ja onko ne viestitty selkeästi sekä työntekijälle että esihenkilölle?
- Käsitelläänkö mahdolliset lisälomat lomana vai ylimääräisinä vapaina? Tämä vaikuttaa suoraan lomapalkkojen varauksiin kirjanpidossa.
- Onko mahdollisuus vaihtaa lomaraha vapaaksi ja onko menettelystä selkeä viestintä?
Kuukausittainen seuranta tekee lomakauden katkosta helpomman
Hyvä lomakirjanpito ei synny yhden kerran vuodessa asioita kirjaamalla. Se on tulosta koko vuoden huolellisuudesta. Kun lomakertymät tarkistetaan henkilöittäin kuukausittain lomapalkkavarauksen yhteydessä, kevään tarkistustyö lomanmääräytymisvuoden vaihtuessa on huomattavasti pienempi.
HR-järjestelmien raportit ovat korvaamaton apu: niiden avulla tunnistaa helposti henkilöt, joilla voi olla vajaa kertymä. Järjestelmäintegraatio palkkajärjestelmään puolestaan varmistaa, että poissaolotiedot siirtyvät oikein eikä manuaalisia virheitä pääse syntymään.
Kattava opas lomapalkkavelan ja lomien kertymisen laskentaan ja käsittelyyn kirjanpidossa sekä lomapalkan ja -rahan maksuaikoihin
Azetsin asiantuntijat voivat auttaa
Vuosilomaan liittyy monia yksityiskohtia, jotka vaativat tarkkuutta, TES-tuntemusta ja hyvää järjestelmäosaamista. Azetsin palkanlaskennan asiantuntijat auttavat varmistamaan, että lomakirjanpito on kunnossa.