Lomautukset palkanlaskennan näkökulmasta

Lomautuksissa on paljon asioita, jotka huomioimalla lomautusten käsittelystä tulee sujuvampaa palkanlaskennassa. Samalla vähennetään lomautetun henkilöstön näkökulmasta lomautuksiin liittyvää vaivaa.

Esimerkiksi, mitä sujuvammin ja enemmän automaatiota hyödyntäen palkkatiedot toimitetaan työttömyyskassoihin, sen nopeammin lomautetut henkilöt saavat päätökset ansiopäivärahan maksamisesta.

Lomautuksista kannattaa kommunikoida palkanlaskentaan hyvissä ajoin, jo ennen kuin lomautukset ovat alkaneet tai lomautusajankohdista on tarkemmin sovittu henkilöstön kanssa. Palkanlaskentaan kannattaa ilmoittaa kuinka suurta osuutta henkilöstöstä lomautukset koskevat ja kuinka pitkästä ajasta on arviolta kyse.

Kun lomautusjaksot vahvistuvat, on helpointa palkanlaskennan näkökulmasta lähettää tiedot lomautuksista keskitetystä esimerkiksi työajanhallinnanjärjestelmän kautta tai yhdessä Excel-tiedostossa. Tiedoista tulee käydä ilmi, keitä lomautukset koskevat sekä näiden henkilöiden lomautusajanjaksot.

Kuitenkin on hyvä muistaa, ettei tietoja lähetetä useampaa kanavaa pitkin, vaan keskittää lähettäminen. Esimerkiksi, jos yrityksessä on käytössä työajanhallintajärjestelmä, joka on integroitu palkkajärjestelmään ja johon merkitään kaikki poissaolot, kannattaa lomautusjaksot toimittaa tätä kautta palkanlaskentaan.

Lomautustietojen käsittelyssä kannattaa huomioida, että jos henkilöstölle on maksettu jo koko kuukauden palkka, saattaa takautuvista ilmoitetuista lomautusjaksoista tulla henkilöstölle palkan takaisinperintää.

Takaisinperinnän käytännöistä on hyvä sopia suoraan työntekijän kanssa, esimerkiksi mikä on takaisinperinnän maksuaikataulu ja voidaanko takaisinperintä vähentää työntekijän palkasta, kun lomautus päättyy. Takaisinperintätilanteissa on hyvä huomioida Tulorekisteriä koskevat ilmoitukset palkanlaskennassa ja takautuvien muutosten vaikutus esimerkiksi silloin, kun henkilö hakee uutta verokorttia.

Vuosilomalaissa on määritelty, että lomautus kerryttää vuosilomaa ensimmäiseltä 30 työpäivältä. Lisäksi työehtosopimuksessa saattaa olla oma määritelmänsä, kuinka pitkältä ajalta lomaa kertyy lomautusjaksolta.

Osa-aikainen lomautus kerryttää lomaa puolen vuoden ajalta. Lomanmääräytymisvuoden vaihde aloittaa aina uuden kuuden kuukauden jakson, jolta kertyy lomaa.

Jos henkilö työskentelee lomautuksen aikana tai palaa kokoaikaisesti töihin edes yhdeksi kokonaiseksi viikoksi ja hänet lomautetaan uudestaan tai lomautus jatkuu kokoaikaisen työskentelyjakson jälkeen, kertyy henkilölle uudelleen lomaa laissa tai työehtosopimuksessa määritellyltä ajanjaksolta.

Jos henkilön lomautus keskeytyy loman takia, ei tämä oikeuta uuteen vuosilomaa kerryttävään jaksoon.

Lomarahat tulee maksaa työehtosopimuksen mukaisesti tai yrityksen normaalin käytännön mukaisesti myös lomautetuille henkilöille.

Esimerkiksi jos yrityksessä on ollut tapana maksaa aina toukokuussa lomarahat koko henkilöstölle, tulee ne maksaa myös toukokuussa kokoaikaisesti lomautetuille henkilöille. Yritys ei voi yksipuolisesti päättää lomarahojen maksamatta jättämisestä, mutta voi neuvotella siitä henkilöstön edustajien kanssa.

Aikaprioriteettiperiaate tarkoittaa käytännössä sitä, että poissaoloa ja sen vaikutuksia esimerkiksi henkilön palkkaan ja vuosiloman kertymään arvioidaan ensimmäisenä alkaneen poissaolon syyn perusteella. Lomautuksen ollessa kyseessä on lomautusilmoituksen anto se hetki, joka perusteella arvioidaan poissaolon syytä.

Jos henkilöllä on jo sovittuja tai hyväksyttyjä lomia lomautusjaksolle, saa henkilö pitää lomansa sovitusti ja lomautus katkeaa vuosiloman ajaksi. Vuosiloman ajalta maksetaan loma-ajan palkkaa normaalisti.

Jos on sovittu, että henkilöllä alkaa raskausvapaa toukokuussa, mutta henkilö lomautetaan huhtikuun puolessa välissä, ei henkilölle makseta raskausvapaan palkkaa, vaan henkilö on lomautettuna.
Jos henkilö on jäänyt jo ennen lomautusilmoitusta raskausvapaalle, on työnantajan maksettava raskausvapaan palkkaa kolmelta kuukaudelta, vaikka koko henkilöstö lomautettaisiin.