Miten vältät palkanlaskennan yleisimmät virheet pk-yrityksessä?

Palkanlaskentaan vaikuttaa yli 20 lakia, noin 160 yleissitovaa työehtosopimusta sekä lukuisat paikalliset sopimukset. Tämä säädösviidakko luo haasteen erityisesti pk-yrityksille, joilla ei välttämättä ole käytössään laajaa palkanlaskennan asiantuntemusta.

Suomessa palkanlaskentaa ohjaa monitasoinen järjestelmä

Laki muodostaa pohjan määrittelemällä vähimmäisvaatimukset työntekijöiden oikeuksille.

Työehtosopimukset täydentävät lakia ja usein parantavat työntekijöiden asemaa lakiin verrattuna.

Työsopimus on työntekijää lähimpänä oleva taso, joka ei voi heikentää lain tai työehtosopimusten takaamia oikeuksia.

Merkittävä käännekohta oli 1.1.2025, kun paikallinen sopiminen laajeni koskemaan myös järjestäytymättömiä työnantajia. Aiemmin vain työnantajajärjestöön kuuluvat yritykset pystyivät neuvottelemaan paikallisesti työehtosopimuksista poikkeavista ehdoista.

Uudistus toi kaivatun tasapuolisuuden eri yritysten välille, mutta samalla se lisäsi palkanlaskennan monimutkaisuutta entisestään.

Yleissitovien työehtosopimuksien merkitys on erityisen tärkeää ymmärtää. Ne eivät koske vain järjestäytyneitä työnantajia, vaan kaikkia alalla toimivia yrityksiä. Työehtosopimuksen yleissitovuuden vahvistaa itsenäinen lautakunta, joka toimii sosiaali- ja terveysministeriön yhteydessä.

Palkanlaskennan tärkeimmät säädökset

Työsopimuslaki määrittää työnantajan ja työntekijän velvollisuudet sekä palkanmaksuvelvollisuuden

Työaikalaki säätelee työaikoja, ylityökorvauksia ja työaikakirjanpitoa

Vuosilomalaki määrittelee vuosilomapalkkaoikeudet (ei kuitenkaan lomarahoja)

Ennakkoperintälaki ja tuloverolaki koskevat verotusta – näiden noudattamatta jättäminen voi johtaa siihen, että työnantaja joutuu vastuuseen pidättämättä jätetystä verosta

TyEL ja työttömyysturvalaki määrittävät vakuutusmaksut ja etuudet

Laki tulotietojärjestelmästä on vuodesta 2019 vaikuttanut merkittävästi palkanlaskentaan

Palkanlaskennan kirjanpito- ja säilytysvelvoitteet

Palkkakirjanpito

Palkkakirjanpito on ulkoisen kirjanpidon osakirjanpitoa, jota säätelee kirjanpitolaki. Säilytysajat vaihtelevat riippuen näkökulmasta: kirjanpitolain mukaan 6 vuotta, mutta laki tulotietojärjestelmästä määrää 10 vuoden korjausvelvollisuuden tulorekisterin tietoihin.

Työaikakirjanpito

Työaikakirjanpito on lakisääteistä kaikille työaikalain alaisille henkilöille – myös kuukausipalkkaisille säännöllistä työaikaa tekeville. Säilytysaika on 2 vuotta kalenterivuoden päättymisen jälkeen. Tositemateriaalina eli esimerkiksi palkkalaskelman perusteena se voi kuulua 6 vuoden säilytysaikaan.

Vuosilomakirjanpito

Vuosilomalain mukaan on pidettävä kirjaa lomien kertymisestä, pitämisajankohdista ja pituuksista. Tämä koskee kaikkia työntekijöitä, myös kuukausipalkkaisia.

Lataa maksuton Lomapalkkavelka-opas

Tietosuoja-asetus (GDPR)

GDPR määrittää, mitä henkilötietoja voidaan kerätä ja kuinka kauan niitä voidaan säilyttää. Palkanlaskennassa peruste on lakisääteisen velvoitteen täyttäminen. Erityistä huomiota vaativat terveystiedot ja nuorten henkilöiden tiedot.

Yrittäjän palkan ja luontoisetujen käsittely

Yrittäjän oma palkanmaksu

Kun yrittäjä nostaa yhtiöstä omaa palkkaa, se on ilmoitettava tulorekisteriin 5 päivän kuluessa maksupäivästä. Tämä koskee jokaista nostoa erikseen – ei voi kerätä kuukauden nostoja ja ilmoittaa kerran kuussa.

Luontoisedut

Yrittäjän luontoisedut (paitsi puhelinetu) on ilmoitettava kuukausittain tulorekisteriin ajantasaisilla arvoilla. Puhelinetu voidaan ilmoittaa poikkeuksellisesti kerran vuodessa etukäteen.

Perheen mukaan ottaminen

Kun yrittäjäperhe laajenee mukaan toimintaan:

• Puolison palkka käsitellään samoin periaattein
• Lasten mukaan ottaminen on kuin ensimmäisen työntekijän palkkaaminen
• Nuorten työntekijöiden osalta on noudatettava erityisiä säännöksiä ilta-, yö- ja viikonlopputyön suhteen

Ensimmäisen työntekijän palkkaaminen

Kun yritys palkkaa ensimmäisen varsinaisen työntekijän, tulee huomioida:

• Kirjallinen työsopimus (suullinen riittää, mutta kirjallinen suositeltava)
• TyEL-vakuutus
• Tapaturmavakuutus (mukana ryhmähenkivakuutus)
• Nuorten työntekijöiden erityissäännökset

Yleisimmät virheet palkanlaskennassa

Käytännön kokemuksen perusteella seuraavat tilanteet aiheuttavat usein ongelmia:

Rahan nostot ilmoittamatta ajallaan – johtaa tarpeettomiin viivästysmaksuihin ja korkoihin

Luontoisedut on käsitelty väärin – erityisesti auto- ja asuntoedut sekä polkupyöräedut. Takautuva korjaaminen on työlästä, koska vaikutukset ulottuvat työnantajan sairausvakuutusmaksuun ja kirjanpitoon.

Lataa  Miten valita henkilöstöedut -vinkkilista, jossa asiaa käsitellään HR:n, palkanlaskennan ja taloushallinnon kannalta

Matkakustannusten korvaukset ilmoittamatta – kilometrikorvaukset ja päivärahat on ilmoitettava tulorekisteriin 5 päivän kuluessa

Työaika- ja vuosilomakirjanpito pitämättä – voi johtaa hankaliin tilanteisiin työsuojelutarkastuksen yhteydessä

Yhteenveto

Palkanlaskenta Suomessa on monimutkaista, mutta järjestelmällisellä lähestymistavalla ja oikeiden käytäntöjen noudattamisella vältytään yleisimmiltä virheiltä ja kalliilta sanktioilta. Tärkeintä on:

• Ymmärtää säädösten hierarkia ja oman alan vaatimukset
• Pitää ajantasaista kirjanpitoa kaikista lakisääteisistä velvoitteista
• Ilmoittaa tulorekisteriin ajallaan – 5 päivän sääntö koskee kaikkia maksuja
• Käsitellä luontoisedut huolellisesti oikeilla arvoilla ja ajallaan
• Huomioida tietosuoja henkilötietojen käsittelyssä

Kun nämä perusasiat ovat kunnossa alusta asti, vältytään työläiltä korjauksilta ja viivästysmaksuilta. Palkanlaskenta vaatii tarkkuutta, mutta oikeilla työkaluilla ja osaamisella se on hallittavissa.

Tarvitsetko apua palkanlaskennassa? Ota yhteyttä asiantuntijoihimme ennen kuin ongelmat kasaantuvat – ennaltaehkäisy on aina halvempaa kuin korjaaminen jälkikäteen.