Voiko yksityinen talous- ja palkkapalvelujen tarjoaja vastata kuntien tarpeisiin?
Varsin todennäköinen hankintalain muutos voi nostaa monia kysymyksiä ja monet kunnat pohtivat ulkoistamista. Esimerkiksi onko yksityisellä palkka- ja taloushallinnon palveluntarjoajalla tarvittavaa osaamista, sopivat järjestelmät ja nousevatko kustannukset. Entä miten käy palvelun tason ja kehityksen? Tässä blogissa vastaamme kuntien kanssa käymissämme keskutelaissa nousseisiin kysymyksiin.
Löytyykö yksityisiltä palveluntuottajilta riittävä palvelussuhdeosaaminen, esimerkiksi työehtosopimusten tuntemus?
Sovellamme palveluissamme lähes kaikkia työehtosopimuksia ja lukuisia yrityskohtaisia sopimuksia. Käsittelemme vuosittain yli 1,2 miljoonaa palkkalaskelmaa, ajallaan ja oikein. Koulutamme palkanlaskijoitamme jatkuvasti ja hyödynnämme AI-pohjaisia ratkaisuja TES-tiedon ja viranomaisohjeiden hakemiseen, mikä varmistaa ajantasaisen osaamisen. Useiden toimialojen vaatimusten hallinta on meille arkipäivää.
Onko yksityisillä palveluntuottajilla riittävä kuntaosaaminen ja kyky ottaa haltuun kuntien erityispiirteet nopeasti?
Azets on jo julkishallinnon kumppani, ja meillä on kokemusta kuntien erityispiirteistä. Mm. Vantaan ja Keravan hyvinvointialue, TeeSe Botnia ja Palmia luottavat Azetsin osaamiseen ja moderniin palvelumalliin. Hyödynnämme automaatiota ja tekoälyä prosessien tehostamisessa, mikä nopeuttaa käyttöönottoa ja varmistaa laadun.
Voivatko yksityiset palveluntuottajat tarjota kuntakentälle sopivia ja moderneja järjestelmiä?
Me Azetsilla toimimme johtavien järjestelmätoimittajien, kuten Visman, kanssa ja tarjoamme ratkaisuja, jotka on suunniteltu kuntien tarpeisiin. Esimerkiksi hyödynnämme Personec F HR- ja palkkajärjestelmäkokonaisuutta, joka on käytössä 115 kunnassa. Järjestelmämme tukevat kuntien prosesseja ja täyttävät lakisääteiset vaatimukset. Lisäksi Azets hyödyntää automaatiota ja tekoälyä prosessien tehostamisessa:
- Automaatio vähentää manuaalista työtä ja parantaa tiedonsiirtoa järjestelmien välillä. Esimerkiksi prosessiautomaatio- ja robotiikkaratkaisumme ohjaavat yli 100 robottia, jotka automatisoivat talous- ja palkkahallinnon prosesseja.
- AI-ratkaisut tukevat tiedonhakua työehtosopimuksista ja viranomaisohjeista sekä taloushallinnon prosesseja.
- Kehitämme jatkuvasti uusia ominaisuuksia, kuten ennustavaa analytiikkaa ja raportointia, jotta kunnat voivat johtaa tiedolla.
Olemme esimerkiksi kehittäneet kumppanimme Digital Workforcen kanssa automatisoituja ratkaisuja tilapäistyövoiman hallintaan. Niistä hyötyvät mm. varhaiskasvatuksen esihenkilöt. Olemme kehittäneet automaatiota myös loma- ja poissaolotietojen ristiintarkistukseen työaika- ja palkanlaskentajärjestelmien välillä, mikä vähentää palkkavirheitä.
Ovatko järjestelmät yksityisellä puolella kalliita ja kehitys hidasta?
Pystymme tarjoamaan kilpailukykyisen vaihtoehdon nykyjärjestelmille, joiden hinnat saattavat olla peräisin varsin vanhoista sopimuksista ja kaukana nykyisestä markkinahintatasosta. Panostamme ketterään kehitykseen ja asiakaslähtöisyyteen Azetsin oman automaatio- ja integraatiotiimin osaamista sekä kumppaniemme moderneja teknologioita hyödyntäen. Muutokset toteutetaan yhteistyössä ja kustannukset ovat läpinäkyviä. Automaatio ja AI vähentävät manuaalista työtä ja nopeuttavat prosesseja, mikä tuo kustannussäästöjä. Kehitysmallimme perustuu jatkuvaan parantamiseen, ei raskaisiin kertaprojekteihin.
Onko uuden palvelutuottajan ja mahdollisesti myös järjestelmien vaihto hyvin työlästä?
Azets toteuttaa jatkuvasti palvelujen ulkoistusprojekteja ja järjestelmien käyttöönottoja erikokoisille asiakkaille. Teemme vaihdosta mahdollisimman sujuvan:
- Tarjoamme valmiit käyttöönottomallit ja asiantuntijatuen
- Toteutamme käyttöönoton vaiheittain ja hallitusti
- Hyödynnämme automatisoituja prosesseja ja projektinhallinnan parhaita käytäntöjä
- Datamigraatiot ja vanhoista järjestelmistä luopuminen
Meillä on yhdessä järjestelmäkumppaniemme kanssa vakioidut toimintamallit tietojen siirtoon. Teemme datamigraatioissa tiivistä yhteistyötä DWF:n kanssa, mikä mahdollistaa tietojen siirron järjestelmätoimittajasta riippumatta uuteen järjestelmään ja arkistoon. Tämä alentaa merkittävästi kustannuksia, kun vanha järjestelmä saadaan nopeasti pois käytöstä.
Voiko ulkoistaminen johtaa kustannusten karkaamiseen?
Me Azetsilla tarjoamme selkeän hinnoittelun ja sopimusmallin, jossa ei ole piilokuluja. Meillä kustannustehokkuutta lisää prosessien automatisointi ja skaalautuvuus eli ei pelkästään hinta, vaan kokonaisuudesta.
Onko riski, että yksityisellä palveluntarjoajalle ei löydy osaajia?
Meillä on yli 800 asiantuntijaa Suomessa. Tarjoamme heille jatkuvaa koulutusta ja selkeät urakehitysmahdollisuudet. Lisäksi meillä on monipuoliset rekrytointikanavat uusien osaajien houkuttelemiseksi. Osaamisemme automaatio- ja tekoälykehittämisessä on se tekijä, miksi Azets kannattaa valita palvelukumppaniksi.
Heikkeneekö lähipalvelu, asiakaskokemus ja palvelun laatu?
Tarjoamme nimetyn yhteyshenkilön ja tiimin, joka takaa nopean ja selkeän asiakaspalvelun. Loma-aikojen sijaisuuksista huolehditaan, joten palveluun ei tule katkoja. 14 toimipistettämme ympäri Suomen mahdollistavat myös lähipalvelun. Tarvittaessa voimme tarjota lisäapua suoraan kunnan omaan toimintaan interim-palvelumme kautta.
Hyödynnämme vuosikymmenien kokemusta eri toimialojen yritysten palvelukumppanina ja jaamme asiakkaillemme eri alojen parhaita käytäntöjä. Automaatio- ja tekoälyratkaisumme nopeuttavat prosesseja ja parantavat niiden laatua – tämä näkyy suoraan asiakaskokemuksessa.
Meillä on käytössä kansainvälisesti tunnustetut standardit ja kontrollit, jotka varmistavat palvelun luotettavuuden ja tietoturvan.
- ISAE 3402 Type II -kontrollit ja auditointi varmistavat prosessien läpinäkyvyyden ja riskienhallinnan.
- ISO27001-sertifioitu tietoturvan johtamisjärjestelmä takaa, että tietoja käsitellään turvallisesti ja vaatimusten mukaisesti.
- Pitkälle automatisoidut laatukontrollit ja jatkuvuussuunnittelu varmistavat palvelun häiriöttömän toiminnan.
- AI:n hyödyntämisessä noudatamme lainsäädäntöä (GDPR, NIS2, AI Act) ja parhaita käytäntöjä, jotta ratkaisut ovat turvallisia ja vastuullisia.
Azetsilla on osaaminen, teknologia ja resurssit, joilla takaamme laadukkaan ja kustannustehokkaan palvelun. Ulkoistaminen ei ole riski – se vapauttaa kuntasi resurssit sinne, missä niitä eniten tarvitaan. Talous- ja palkkahallinto muuttuu moderniksi ja tehokkaaksi, ja kunta voi keskittyä ydintehtäviinsä: kuntalaisten palveluihin ja elinvoiman edistämiseen.