Taloushallinto-ohjelman valintaopas, vinkit valintaan
Harkitsetko taloushallinto-ohjelman hankintaa? Taloushallinto-ohjelman hankinta on aina investointi tulevaisuuteen, sillä sen tulee palvella vähintään seuraavat 5 vuotta. Ohjelman valintaan kannattaa siis panostaa.
Miten valita taloushallinto-ohjelma?
Aloita määrittelemällä organisaatiosi tarpeet ja tavoitteet. Selvitä, mitä prosesseja haluat tukea, arvioi toiminnalliset ja tekniset vaatimukset, pyydä demoja järjestelmistä ja kokoa vaatimusmäärittely. Lopullinen valinta tehdään tarjousten vertailun perusteella.
Taloushallinto-ohjelman valinta on strateginen päätös, joka vaatii huolellista valmistelua. Tämä opas auttaa sinua valintaprosessin eri vaiheissa aina tarpeiden määrittelystä sopimuksen tekemiseen, jotta löydät parhaan mahdolliseen vaihtoehdon tukemaan organisaatiosi toimintaa ja tarpeita.
Tavoitteet taloushallinto-ohjelman valinnalle
Strateginen lähestyminen järjestelmän hankintaan
Kirjanpito-ohjelman tai ERP:in valinta lähtee aina tarpeiden määrittelystä: mitä halutaan saavuttaa ja mihin järjestelmän tukea tarvitaan. Lähtökohdan järjestelmän valintaan tulee olla strateginen. Järjestelmähankinnan tulee tuottaa lisäarvoa liiketoiminnalle, jotta investointi on perusteltu.
Jos mietit, tarvitseeko vanha taloushallinto-ohjelma vaihtaa:
Järjestelmä kannattaa uusia, jos se ei enää tue organisaation strategiaa, talousprosessit vaativat tehostamista, järjestelmä ei tue automaatiota tai integraatiot puuttuvat. Hankinta on investointi tulevaisuuteen, sillä järjestelmän tulee palvella vähintään 5 vuotta.
Uutta valitessa pohdi ainakin näitä kysymyksiä:
- Miksi taloushallinto-ohjelma pitää uusia?
- Mitä ongelmia halutaan ratkaista?
- Miten järjestelmä voi tukea yrityksen strategiaa ja tulevaisuuden suuntaa?
Kun vastaukset ovat kirkkaana mielessä, on helpompi arvioida, millainen järjestelmä todella tarvitaan.
On myös hyvä tiedostaa, mikä ero on toiminnanohjausjärjestelmän ja kirjanpito-ohjelman välillä:
Toiminnanohjausjärjestelmä (ERP) on laajempi kokonaisuus, joka yhdistää organisaation eri prosessit kirjanpidon lisäksi. Kirjanpito-ohjelma keskittyy ensisijaisesti talouden kirjauksiin ja raportteihin. Nykyaikaiset pilvipohjaiset taloushallinto-ohjelmat sisältävät usein ERP-ominaisuuksia.
Ota käyttäjät mukaan jo suunnitteluvaiheessa
Toiminnanohjausjärjestelmä (ERP) on koko organisaation ja henkilöstön työkalu eikä pelkkä kirjanpito-ohjelma. Joten jo hankinnan suunnitteluvaiheessa on hyvä ottaa mukaan tulevia järjestelmän käyttäjiä eri tiimeistä. Käyttäjillä on tärkeä rooli järjestelmän käyttöönoton onnistumisessa ja siinä, että järjestelmästä saadaan kaikki hyöty irti. He myös tietävät parhaiten, mitkä toiminnot ovat arjessa välttämättömiä.
Varaa riittävät resurssit
Taloushallinto-ohjelman hankinta ja käyttöönotto vaativat aikaa. Vaikka kumppani hoitaisi teknisen toteutuksen, organisaatiolta tarvitaan aktiivista panosta prosessikuvausten laatimiseen, asetusten määrittelyyn ja testaukseen.
Etukäteen varatut resurssit varmistavat, että projekti etenee aikataulussa eikä jää jumiin arjen kiireiden keskellä.
Toiminnalliset vaatimukset taloushallinnon järjestelmälle
Talousprosessit keskiöön
Kun tavoitteet ovat selvillä, on aika kartoittaa taloushallinto-ohjelman toiminnallisia vaatimuksia. Keskiössä ovat talousprosessit: mitä prosesseja järjestelmällä halutaan tukea ja kehittää? Voisiko esimerkiksi ostolaskuprosessin automatisoida?
Nykyaikaiset pilvipalvelut antavat prosesseille raamit, mutta jokaisessa organisaatiossa on omia erityispiirteitä. Nyt kannattaa miettiä, mitkä toiminnot ovat kriittisiä ja mitkä mukautukset välttämättömiä. Tässä vaiheessa on hyvä kartoittaa organisaation myös nykyiset taloushallinnon järjestelmät ja miettiä, miten järjestelmäkokonaisuus halutaan toteuttaa tulevaisuudessa.
Kuvaa taloushallinnon prosessit
Prosessien kuvaaminen kannattaa aloittaa jo varhaisessa vaiheessa. Kuvaukset auttavat tunnistamaan kohdat, joissa järjestelmä voi tuoda suurimman hyödyn. Prosessikuvauksista ovat hyödyllisiä käyttöönottovaiheessa.
Pitääkö talousprosessit muuttaa uuden järjestelmän mukaan?
On suositeltavaa uudistaa prosesseja järjestelmän tukemalla tavalla vanhojen prosessien kopioimisen sijaan. Nykyaikaiset pilvipalvelut antavat prosesseille parhaat käytännöt, ja monet prosessit voidaan automatisoida. Prosessikuvaukset auttavat tunnistamaan tehostamistarpeita.
Kun ollaan selvillä siitä mitä talousprosesseja järjestelmän halutaan tukevan, ja mitkä ovat keskeiset vaatimukset järjestelmälle, on aika ruveta kartoittamaan markkinoilta soveltuvia taloushallinnon järjestelmiä. Järjestelmien kartoittamiseen saat myös tukea palveluntarjoajilta, joilla on tarjolla useampia ratkaisuja.
Integraatiot tehostavat työtä
Kun mietit järjestelmän vaatimuksia, älä unohda integraatioita. Tietojen automaattinen siirtyminen järjestelmästä toiseen vähentää manuaalista työtä ja inhimillisiä virheitä.
Mitkä integraatiot taloushallinto-ohjelmassa ovat tärkeitä?
Tyypillisiä integraatioita ovat yhteydet laskutusohjelmistoon, verkkolaskutukseen, palkanlaskentaan, pankkiyhteydet, BI-raportointityökaluihin ja mahdollisiin toimialakohtaisiin järjestelmiin.
Pyydä demot taloushallinnon järjestelmistä
Taloushallinto-ohjelmien vertailu
Kun olet selvillä siitä, mitä talousprosesseja toiminnanohjausjärjestelmän halutaan tukevan ja mitkä ovat keskeiset vaatimukset, on aika kartoittaa markkinoilta soveltuvia vaihtoehtoja.
Ota yhteyttä järjestelmätoimittajiin ja pyydä heitä esittelemään tuotteitaan. Demojen avulla saat käsityksen siitä, mitä kyseisellä taloushallinto-ohjelmalla voi tehdä ja miten se toimii käytännössä.
Kokoa vaatimusmäärittely
Demojen jälkeen on aika laatia vaatimusmäärittely, joka toimii valinnan tukena. Vaatimusmäärittelyssä kannattaa käsitellä ainakin:
- Tuettavat talousprosessit
- Toiminnalliset vaatimukset
- Tekniset vaatimukset
- Käyttö ja ulkoasu
- Integraatiot muihin järjestelmiin
Hyvin laadittu vaatimusmäärittely helpottaa järjestelmien vertailua ja varmistaa, että kaikki tärkeät asiat tulee huomioitua.
Sopivimman taloushallinto-ohjelman löytäminen
Laadi tarjouspyyntödokumentaatio
Seuraavaksi laaditaan tarjouspyyntö, joka lähetetään valituille järjestelmätoimittajille. Tarjouspyyntö kannattaa rakentaa niin, että järjestelmien vertailu on helppoa.
Pyydä toimittajia ottamaan kantaa ainakin näihin:
- Miten vaatimusmäärittelyssä olevat vaatimukset toteutetaan
- Mikä on taloushallinto-ohjelman hinta kokonaisuudessaan (käyttöönotto, koulutus ja SaaS-maksut)
- Missä aikataulussa projekti valmistuu
- Millaista järjestelmätukea on tarjolla
- Mitkä ovat järjestelmän kehityssuunnitelmat
- Referenssit vastaavista projekteista
Toiminnanohjausjärjestelmän valinta
Lopullinen valinta tehdään tarjousten perusteella. Kun tarjoukset on saatu, niitä kannattaa vertailla huolellisesti eri näkökulmista. Peilaa toimittajien vastauksia vaatimusmäärittelyyn ja arvioi, mikä järjestelmä vastaa parhaiten tarpeisiinne.
Tässä vaiheessa voit vielä pyytää toimittajia esittelemään tarjousta tarkemmin tai järjestämään uusi demo. Näin saat vastaukset viimeisiin kysymyksiin ennen lopullista päätöstä.
Kuuntele myös toimittajien näkemyksiä kehityskohteista. Ulkopuolinen asiantuntija saattaa nähdä mahdollisuuksia, joita yrityksen sisältä ei havaita.
Muista päätöstä tehdessä
Tärkeintä on pitää mielessä, että järjestelmää ei valita sen perusteella, miltä se näyttää tai tuntuu. Oikea valinta on se, joka vastaa yrityksen tarpeeseen ja tukee liiketoiminnan tavoitteita parhaiten.
Kun lopullinen valinta on tehty ja sopimus toimittajan kanssa solmittu, alkaa seuraava vaihe: järjestelmän käyttöönotto. Siinäkin on omat haasteensa, mutta huolellinen valintaprosessi helpottaa käyttöönottoa merkittävästi.