Voimaan tullut hankintalain muutos poistaa useilta kunnilta ja hyvinvointialueilta mahdollisuuden valita talous- ja HR-palvelujen tuottaja suoraan niin sanottuna in-house-hankintana. Muutos on herättänyt huhupuheita ja huolta, vaikka todellisuudessa se avaa kunnille ja hyvinvointialueille mahdollisuuden hankkia parempaa, ajantasaisempaa ja tulevaisuuteen katsovaa osaamista – kunhan kilpailutus tehdään fiksusti.
Taloushallinnon ja HR:n asiantuntijapalveluita tarjoavan Azetsin julkisen sektorin tarjoaman kehittämisestä vastaava Elina Jyväsjärvi kannustaa kuntia ja hyvinvointialueita tarttumaan tuumasta toimeen, sillä avoin kilpailu mahdollistaa parhaan mahdollisen osaamisen saamisen, mikä on myös kuntalaisten etu.
”Markkinan avautuminen on mahdollisuus. Kunnat ja hyvinvointialueet ovat avoimesti myöntäneet, että osaamisvaatimusten laajentuessa niiden omien palveluyksiköiden tai niiden omistamien inhouse-yritysten on vaikea kilpailla osaajista yksityisten, alalla pitkään toimineiden toimijoiden kanssa, joilla on paitsi palveluosaamista niin myös vahvaa teknistä osaamista”, Jyväsjärvi toteaa.
Hankintalain muutoksen ansiosta kunnat ja hyvinvointialueet pääsevät kilpailutusprosessissa käymään keskustelua markkinatoimijoiden kanssa ja saavat tietoa uusista tuottavuustyökaluista, hioutuneista palveluista ja asiakaskokemuksesta. Hankintayksiköt pääsevät myös kertomaan markkinatoimijoille tarpeistaan, ja näin pystytään varmistamaan, että julkisen sektorin erityispiirteet otetaan huomioon. Tältä pohjalta valmisteltu kilpailutus tuo markkinoille aitoa kilpailua, parempaa osaamista ja ratkaisuja, jotka tukevat organisaation kehitystä vuosiksi eteenpäin.
Näillä viidellä vinkillä muutoksesta saa parhaan hyödyn.
1. Vaadi tarjouspyynnössä osaamista, joka hyödyttää tulevaisuudessa
Monissa tarjouspyynnöissä osaajavaatimukset ovat osa kilpailutuksen kriteereitä. On kuitenkin vaarana, että rima asetetaan liian alas.
”Kriteereissä ei kannata olla ainoastaan sellaista, yleensä toimialaan sidottua osaamista, joka tarvitaan peruspalvelun tuottamiseen”, Jyväsjärvi korostaa.
Kirjaa vaatimuksiin osaamista, joka tukee organisaation kehitystä 3–5 vuoden tähtäimellä: esimerkiksi tekoälyn hyödyntäminen talous- ja HR-prosesseissa, robotiikka, data-analytiikka tai prosessien automatisointi.
Kun vaatimukset on mietitty huolella, kilpailutus itsessään ohjaa markkinaa kehittymään, ja tilaaja saa käyttöönsä osaamista, jota ei syntyisi ilman aitoa kilpailua.
2. Älä blokkaa aitoa kilpailua liian rajatuilla referenssivaatimuksilla
Toimialakohtaiset referenssivaatimukset esimerkiksi "vähintään kolme referenssiä kuntasektorilta" tuntuvat turvalliselta valinnalta, mutta ne voivat sulkea pois osaavia toimijoita ilman perusteltua syytä.
”Työehtosopimusten, lakisääteisen raportoinnin ja eri toimialojen erityispiirteiden haltuunotto on talous- ja henkilöstöpalveluyrityksille arkea. Alan ammattilaiset työskentelevät tyypillisesti monen toimialan asiakkaiden kanssa, ja esimerkiksi TESien soveltaminen on osa perusosaamista”, Jyväsjärvi toteaa.
Toimialakohtaisten referenssivaatimusten sijaan pitäisikin tarjoajan toimituskyvyn arviointiin käyttää esimerkiksi volyymeihin perustuvia referenssivaatimuksia. Esimerkkinä ostolaskujen määrä tai palkkalaskelmien määrä.
3. Käytä konsulttiapua, etenkin jos hankintaosaamista ei ole riittävästi
Talous- ja HR-palvelujen kilpailutus on monimutkainen ja harvoin toistuva hankinta yksittäiselle hankintayksikölle. Hankintoina ne ovat usein varsin samansisältöisiä, ja lisäkustannusten välttämiseksi kannattaakin suosia hyvin tuotteistettuja palveluita. Pienellä kunnalla ei välttämättä ole organisaatiossa syvää osto-osaamista juuri tähän palvelukategoriaan.
”Ulkopuolisen hankintaosaamisen hankkiminen maksaa itsensä nopeasti takaisin, kun kilpailutuksessa vältytään kalliilta virheiltä, turhaan lisäkustannuksia aiheuttavilta asiakaskohtaisilta vaatimuksilta tai markkinakäytännöistä poikkeavilta sopimusehdoilta. Lisäksi vältytään viiveiltä, jotka johtavat valitusprosessiin tai sopimuksilta, jotka eivät vastaa todellista tarvetta. Konsultin rooli ei ole tehdä päätöstä puolesta, vaan varmistaa, että tarjouspyyntö, arviointikriteerit ja sopimusehdot on rakennettu ammattimaisesti”, Jyväsjärvi sanoo.
Pienelle kunnalle tämä on erityisen kannattava panostus, koska yksittäisen virheen tai viiveen suhteellinen vaikutus on suurempi.
4. Panosta käytettävyyteen ja katso tulevaisuuteen
Halvin tarjous ei ole automaattisesti edullisin ratkaisu, jos järjestelmä tai palvelu ei toimi käytännössä sujuvasti alusta asti tai jää kehittymättä ajan myötä.
Arvioi palveluntarjoajan kykyä hallita käyttöönottoprojekti aikataulussa ja budjetissa: vaadi konkreettisia esimerkkejä aiemmista käyttöönotoista. Sisällytä kilpailutusprosessiin myös selvityksiä siitä, onko palveluntarjoajalla kykyä ja toimintamallia kehittää palvelua sopimuskauden aikana, esimerkiksi käyttäjäkokemuksen parantamiseksi ja uusien toimintatapojen tuomiseksi kunnan arkeen.
”Painottamalla käytettävyyttä ja jatkokehityskykyä laatukriteereissä esimerkiksi pisteytettävien käytettävyysdemojen ja yhteiskehityksen toimintamallikuvausten avulla varmistat, että valittu ratkaisu palvelee organisaatiota koko sopimuskauden, ei vain paperilla, vaan myös käyttöönottohetkellä ja tulevaisuudessa”, Jyväsjärvi muistuttaa.
5. Aloita ajoissa
Siirtymäajan pituus on lyhyt. Siirtymäajan pidennyshakemus saattaa siksi tuntua houkuttelevalta, mutta samalla siirtyy myös käden ulottuvilla oleva mahdollisuus aloittaa hallinnon AI:n/automaation siivittämä muutos.
”Käytä käytettävissä oleva aika parhaan ratkaisun valintaan johtavaan kilpailutusprosessiin: aloita vaatimusten määrittelyllä markkinavuoropuhelun avulla ja arvointikriteerien testaamisella osana vuoropuhelua. Mieti realistisesti, onko organisaatiolla varaa lykätä tuottavuusloikkaa ja parempaa henkilöstökokemusta uusista moderneista palveluista ja AI:lla/automaatiolla tehostetuista järjestelmistä. Lisäksi siirtymäajan loppupäässä kiireessä tehty kilpailutus ja sitä seuraava käyttöönotto muiden mattimyöhäisten kanssa kasvattaa riskejä”, Jyväsjärvi korostaa.
Aikainen liikkeellelähtö antaa myös mahdollisuuden käydä markkinavuoropuhelua tarjoajien kanssa, mikä usein parantaa tarjouspyynnön laatua merkittävästi.
Lisätietoa:
Elina Jyväsjärvi, Business Development Lead, Public Sector, Azets
elina.jyvasjarvi@azets.com, +358408330571