Går du glipp av fradrag? Dette bør du være klar over
For eiendomsselskaper er god dokumentasjon mer enn bare et formelt krav. Det er en nøkkel til økonomisk kontroll, korrekt MVA-håndtering og en trygg relasjon mellom utleier og leietaker.
Likevel opplever mange at prosessen rundt å innhente og kontrollere leietakererklæringene blir nedprioritert eller er mangelfull – noe som i verste fall kan få store økonomiske konsekvenser.
I denne artikkelen forklarer våre eksperter hvorfor leietakererklæringer er så viktig, hvilke krav som gjelder, og hvordan systematisk dokumentasjon kan spare eiendomsselskaper for både tid, risiko og penger.
Hva er en leietakererklæring – og hvorfor trenger du den?
En leietakererklæring er en årlig, skriftlig bekreftelse fra leietaker som dokumenterer hvordan lokalene faktisk har blitt brukt i løpet av året. Dette omfatter blant annet:
- hvilke arealer som brukes til avgiftspliktig virksomhet
- hvilke arealer som benyttes til ikke-avgiftspliktig virksomhet
- eventuell fremleie
- Byggetiltak og endringer som kan utløse justeringsforpliktelser
Kort sagt: Erklæringen gir utleier nødvendig innsikt for å beregne riktig merverdiavgift og for å følge lovkravene knyttet til eiendomsforvaltning.
Lovverket stiller klare krav
Ifølge forskrift til merverdiavgiftsloven § 2-3-2 skal utleier kunne dokumentere hvordan bygget disponeres til fradragsberettigede formål. Dette innebærer at det må finnes en årlig oversikt over leietakers faktiske bruk – og at dokumentasjonen skal være tilgjengelig ved eventuell kontroll.
Uten denne dokumentasjonen har ikke utleier grunnlag for å beregne korrekt fradrag for inngående MVA.
Direkte økonomiske konsekvenser
Riktig informasjon om leietakers bruk er avgjørende for:
- Korrekt MVA-fakturering:
Bruker leietaker deler av lokalene til virksomhet uten MVA-plikt, kan ikke all husleie faktureres med MVA.
- Beregning av forholdsmessig fradrag
Utleier må justere fradragsretten dersom deler av lokalene brukes til ikke-fradragsberettigede formål.
- Opprettholdelse av frivillig registrering
En ubrutt kjede av frivillig registrering ved utleie er nødvendig for å sikre fradragsretten – og leietakererklæringen dokumenterer denne kjeden.
Manglende dokumentasjon kan føre til:
- feil MVA-beregning
- tap av fradragsrett
- feil fakturering
- tilleggsskatt, renter og gebyrer
- brudd på lovkrav og økt kontrollrisiko
Hvem har ansvaret?
Utleier er ansvarlig for at det hvert år foreligger en fullstendig og korrekt oversikt over leietakers bruk av lokalene. Leietaker skal bidra ved å fylle ut erklæringen – men utleier må sørge for innhenting, kontroll og arkivering.
Hvordan kan eiendomsselskaper sikre gode rutiner?
Flere eiendomsselskaper mangler gode systemer eller standardiserte prosesser for å håndtere erklæringene.
- Informere om hva som kreves
Mange leietakere er ikke kjent med betydningen av leietakererklæringer. God informasjon gir bedre kvalitet på dataene.
- Utarbeide og distribuere riktige skjemaer
- Samle og dokumentere alt korrekt
Dette sikrer en komplett dokumentasjonslinje som tåler revisjon og kontroll.
Digitale systemer gjør jobben enklere
Azets tilbyr både tjenester innen kontraktsforvaltning og moderne systemer som håndterer leietakererklæringer automatisk. Det gir bedre etterlevelse, mindre risiko og mer effektiv forvaltning – særlig for selskaper med mange bygg og leietakere.
Les mer om våre tjenester her: Eiendomsforvaltning | Azets – din strategiske partner
Trenger du bistand?
Vi hjelper gjerne med både prosess, struktur og systemer.
Ta kontakt dersom du ønsker rådgivning eller et tilbud på kontraktsforvaltning.
Ta kontakt dersom du ønsker rådgivning eller et tilbud på kontraktsforvaltning.
