Medarbetarsamtal - 10 råd för att lyckas med medarbetarsamtalet

Datum

03 jan. 2025

Kategori

Lön & HR

Ett medarbetarsamtal är en möjlighet för medarbetare och chef att samtala kring den nuvarande arbetssituationen och styra den i önskad riktning. Det blir ett tillfälle för medarbetaren att få komma till tals och tillsammans med sin chef sätta mål för att utvecklas i sin yrkesroll.

Dock visar en undersökning som Manpower gjort att bara tio procent tycker att medarbetarsamtal är viktigt för den egna utvecklingen i arbetet. Det finns inte så stor anledning att tvivla på resultaten, men samtidigt kan det tänkas att det finns orsaker till den låga siffran.

Låg förankring i organisationen, låg förståelse för varför samtalen ska genomföras, otillräcklig insikt hos ledare, brist på kommunikation, dålig erfarenhet. Allt detta kan vara bidragande faktorer till att medarbetarsamtalen inte leder till ökat engagemang och förbättrade resultat på arbetsplatsen, och ger själva samtalen ett oförtjänt dåligt rykte.

Trots att medarbetarsamtalet enligt denna undersökning inte uppfattas som motivationshöjande, vågar vi dock påstå att det finns enorm potential att utforma och förbättra samtalen så att det blir givande för både ledare och medarbetare. Men hur gör man detta i praktiken? Här är 10 konkreta tips till medarbetare och chefer som ska genomföra medarbetarsamtal. Genom att följa dessa råd kommer samtalet att ge mervärde till både företaget och den enskilda medarbetaren och ledaren.

Behöver ni hjälp och rådgivning inom HR - läs mer här

5 råd till medarbetaren inför samtalet

Reflektera över dina egna mål och vad som gör dig engagerad i vardagen. Vad krävs för att du ska kunna använda dina färdigheter fullt ut och se fram emot att gå till jobbet? Väg detta både mot dina långsiktiga karriärplaner och nuvarande arbetssituation.

Vad är företagets strategi och mål? Fundera över vad du kan bidra med som går i linje med detta.
Gör en kompetensutvärdering av dig själv. Vad förväntas av dig i ditt jobb? Vilka är dina styrkor och var behöver du fylla på med kunskap?
Förbered dig väl på de samtalspunkter som ska gås igenom. Detta bör helst vara ett samtal där du som medarbetare kommer mest till tals. Om du är förberedd ökar sannolikheten att du får fram det som är viktigt för dig.
Etablera en bra plattform för hur ni följer upp din utveckling, som innehåller få och konkreta åtgärder med tidsfrister och ansvarsområden. På så sätt blir det tydligt vilka förväntningar som finns samt vilka resurser du behöver för att nå målen.

Missa inte vårt nyhetsbrev där vi delar med oss av fler intressanta artiklar inom lön & HR. Prenumerera här

5 råd till ledaren inför samtalet

Bjud in till samtalet i god tid, helst 1-2 veckor i förväg. Skicka ett underlag med frågorna som ska gås igenom tillsammans med mötesbokningen och be dina medarbetare att förbereda sig. På så sätt ger du dina medarbetare möjlighet att tänka igenom vad de vill prata om, och vad som är viktigt för dem, vilka mål de ser är relevanta samt vilken utveckling de önskar. Förbered dig själv på samma sätt för respektive medarbetare.

Håll mötet på en neutral och ostörd plats. Sätt av tillräckligt med tid i kalendern för att vara flexibel om mötet skulle dra ut på tiden, samt tid för en uppsummering i efterhand.

Det är ledaren som styr samtalet, men det är medarbetaren som ska komma mest till tals. Ledarens uppgift är främst att vara en aktiv lyssnare och ställa frågor. Ställ så många öppna frågor som möjligt.

Använd medarbetarsamtalet som en del i att skapa en god feedback-kultur. Om du lyckas skapa en kultur där det är naturligt att ge beröm, kommer det att ge bättre resultat. Det betyder inte att du behöver vänta in medarbetarsamtalen för att få tillfälle att ge beröm. Om du ser något du vill se mer av ger du såklart beröm omedelbart, men ta gärna upp det på nytt vid nästa samtal.
Positiv förstärkning är bra, men en vardag där allting ständigt flyter på är en utopi. Det kommer alltid att finnas utrymme för förbättring och de flesta medarbetare vill gärna vara delaktiga i sin egen utveckling. Medarbetarna förtjänar din ärlighet och öppenhet så var tydlig med vad du förväntar dig, informera noggrant och var inte rädd för att ta upp sådant som kan upplevas som jobbigt.

FAQ - Vanliga frågor

På ett medarbetarsamtal är det viktigt att du undviker att säga saker som kan uppfattas som kränkande, oacceptabla eller oetiska. Det kan innebära att du inte ska: -Använda otrevligt eller respektlöst språk. -Göra personliga angrepp eller kritisera den andra personen på ett oacceptabelt sätt. -Ljuga eller vilseleda den andra personen. -Avslöja konfidentiell information utan tillstånd. -Diskriminera eller trakassera den andra personen på grund av kön, etnisk tillhörighet, religion, funktionsnedsättning, ålder, sexuell läggning eller någon annan form av olaglig diskriminering. Det är också viktigt att du visar respekt och följer etiska riktlinjer, och att du försöker hålla dig till ämnet som ska diskuteras på samtalet.

Det är möjligt att avstå från att delta i ett medarbetarsamtal, men det kan vara en bra idé att överväga om det finns några goda skäl att göra det. Medarbetarsamtal är ofta en bra möjlighet att diskutera utveckling och förbättring på arbetsplatsen, och att delta i dessa samtal kan vara till nytta både för den enskilde medarbetaren och för organisationen som helhet. Om du avstår från att delta i ett medarbetarsamtal kan det vara bra att prata med din chef eller HR-avdelning för att förstå varför du vill avstå och om det finns några alternativ som kan vara lämpliga. Det kan också vara en bra idé att prata med en facklig representant eller en annan oberoende part för att få hjälp att förstå dina rättigheter och alternativ i denna situation. Det är viktigt att komma ihåg att du har rätt att delta i medarbetarsamtal, och att du också har rätt att avstå från att delta om du har giltiga skäl för det. Men det kan vara en bra idé att överväga om det finns andra sätt att delta i samtalet eller om det finns andra sätt att få den feedback och den utveckling som du söker.

Jeanine Doeser

Jeanine Doeser är Head of HR på Azets Insight AB sedan 2015. Jeanine har läst Master of Human Resources på Umeå Universitet och har sedan dess 17 års praktisk erfarenhet av HR från olika branscher, varav över 10 år som HR Manager.