Rätt hantering av representation – säkerställ avdragsrätt och undvik förmånsbeskattning
För att hantera representation korrekt behöver du mer kunskap än att endast läsa paragraf (16 kap 2§ IL) avseende representation i Inkomstskattelagen. Små skillnader i syfte, deltagare eller kostnadsnivå kan avgöra om en kostnad är avdragsgill eller ska förmånsbeskattas. I den här artikeln går vi igenom hur du kan säkerställa en korrekt hantering av både intern och extern representation, och vilka regler som gäller.
Det omedelbara sambandet
För att avdrag ska medges krävs att representationskostnaden ska ha en direkt och tydlig koppling till företagets verksamhet, ett så kallat omedelbart samband. Med det menas att för att avdrag för exempelvis en middag med kund ska vara avdragsgill behöver det omedelbara sambandet vara uppfyllt. För att det omedelbara sambandet ska anses vara uppfyllt ska samtliga tre kriterier vara uppfyllda:
- De ska ske i nära anslutning till ett affärsmöte (tidssambandet)
- De personer som deltar på exempelvis middagen ska även ha deltagit på mötet (personsambandet)
- Representationstillfället ska äga rum på en ort som är relevant för någon av parterna (ortsambandet)
Vad gäller tidssambandet finns det ingen tidsram angiven men det ska vara rimligt. Det vill säga att det exempelvis inte är rimligt att ha affärsmötet på torsdagen och därefter gå på ett evenemang med samma kund på lördagen.
Personsambandet innebär till exempel att om respektive följer med på middagen med kund är personsambandet inte uppfyllt då respektive troligtvis inte var med på affärsmötet innan middagen.
Intern representation
Intern representation handlar om aktiviteter som riktar sig till företagets egna medarbetare. Det kan till exempel vara personalfester, informationsmöten, interna kurser eller planeringskonferenser.
För att den interna representationen ska vara skattefri krävs att den uppfyller vissa villkor. Den får inte hållas för ofta, minst två veckor bör gå mellan tillfällena. Dessutom får arrangemanget som mest pågå en vecka. Måltiderna måste vara gemensamma, vilket innebär att separata utlägg för exempelvis måltid inte anses vara gemensamma och måltiden blir därför skattepliktig.
Schablonbeloppen för 2026 är 124 kronor per person för lunch eller middag och 62 kronor för frukost. För enklare förtäring, som kaffe med bulle eller smörgås, gäller gränsen 60 kronor exklusive moms. Om kostnaden överstiger 60 kronor exklusive moms är förtäringen inte längre att se som enklare och till mindre värde vilket innebär att kostnaden inte är avdragsgill.
Exempel på intern representation som normalt är skattefri är informationsmöten där exempelvis ledningen informerar personalen om mål, budget eller organisationsförändringar, personalfester (två per år med avdragsrätt) samt interna utbildningar. Däremot räknas arbetsmöten, avdelningsmöten och styrelsemöten som en del av det löpande arbetet vilket innebär att om arbetsgivaren står för kostnad (direkt eller genom utlägg) för måltider under dessa möten ska deltagarna förmånsbeskattas enligt fastställt schablonbelopp för året. Arbetsgivaren ska då även betala arbetsgivaravgifter.
Extern representation
Extern representation riktar sig till kunder, leverantörer eller samarbetspartners och ska ha ett tydligt samband med företagets verksamhet.
Exempel på extern representation är affärsmöten, produktvisningar, demonstrationer av tjänster eller varor, invigningar eller företagsjubileum (25-, 50-, 75- eller 100-årsjubileum). Däremot är lyxrepresentation, som jakt- eller fiskeresor, sällan avdragsgill eftersom kostnaden inte står i rimlig proportion till syftet samt att det omedelbara sambandet brukar brista. Ren kundvård räknas inte som extern representation och är därför inte avdragsgill.
Vid kundevent kan det ibland vara svårt att avgöra om kostnaderna är fullt avdragsgilla som marknadsföringskostnader eller avdragsgilla enligt de begränsade avdragsramarna för representation. Det finns även en risk att kostnaderna inte är avdragsgilla alls. Då kostnaden för större kundevent oftast är hög så är rekommendationen att göra den skattemässiga bedömningen innan eventet äger rum då det finns möjlighet att påverka innehållet och sättet eventet utförs på för att säkerställa avdragsrätt för kostnaderna.
Avdragsgilla kostnader och moms
Företag får inte längre göra avdrag för själva måltidskostnaden vid representation. Däremot kan de få avdrag för enklare förtäring enligt ovan, och för kringkostnader, som lokalhyra, musik eller underhållning, upp till 180 kronor per person exklusive moms.
Momsavdrag får göras på kostnader upp till 300 kronor exklusive moms. Om både mat (12%) och alkohol (25%) ingår ska kostnaden fördelas proportionerligt då momssatserna är olika, men det går även att använda schablonbelopp: 36 kronor per person för alkoholfri representation och 46 kronor per person om alkohol ingår.
Att bokföra en kostnad som ej avdragsgill medför inte att risken för förmånsbeskattning försvinner. Risk för förmånsbeskattning måste bedömas separat och vid varje enskilt fall då förutsättningarna kan variera.
Skapa goda rutiner
För att säkerställa korrekt hantering av representation är det viktigt att ha tydliga rutiner och riktlinjer på plats. Ange vilka kostnader som är tillåtna, hur ofta aktiviteter får genomföras och vilken dokumentation som krävs för varje tillfälle. Ett komplett underlag ska innehålla datum, plats, syfte, vilka som deltog och vilken organisation de representerade.
Dokumentationen är även viktig för att kunna besvara eventuella frågor av Skatteverket. Revision av Skatteverket kan göras sex år tillbaka i tiden och då krävs bra och omfattande dokumentation för att kunna svara på eventuella frågor om den skattemässiga hanteringen och förutsättningarna för den specifika kostnaden som utreds.
Genom att hålla sig uppdaterad avseende gällande regler och beloppsgränser, ha bra rutiner och ha ordning på dokumentationen kan du känna dig trygg med att representationen hanteras på ett korrekt och skattemässigt hållbart sätt.
Utöver att göra rätt skattemässigt måste även anseenderisker beaktas. Beroende på vilken typ av verksamhet och organisation så är det extra viktigt att fundera på hur man representerar. Det behöver inte vara olagligt för att anses vara olämpligt och det finns därför en risk att överdådig representation riskerar att förstöra varumärket och förtroendet.
Har du frågor kring intern och extern representation finns Azets erfarna rådgivare här för att hjälpa dig. Läs mer om vår skatterådgivning här.
