Sommarperioden innebär inte bara semester, utan den medför också en ökad risk för bedrägerier. Med minskad vaksamhet och snabba beslut är bolag mer utsatta för angrepp. I denna artikel går vi igenom hur ni kan undvika lönebedrägerier och GDPR-incidenter.
När semestertiderna närmar sig ser många fram emot sol, ledighet och ett lugnare tempo på kontoret. Men för bedragare är det precis tvärtom, det är nu de agerar. Färre personer på plats, tillfälliga vikarier och snabba beslut skapar en perfekt grogrund för lönebedrägerier. Ofta är dessa svåra att genomskåda, inte minst nu när AI och deepfakes förändrat spelreglerna.
Varför är sommaren extra sårbar?
Under sommaren är många ordinarie medarbetare på ledighet. Beslut fattas snabbare med färre ögon och tillfälliga vikarier kanske inte känner till alla rutiner. Det skapar en perfekt miljö för bedrägerier eftersom falska fakturor, ändrade löneuppgifter och bluffmejl får det lättare att glida igenom när systemen inte övervakas som vanligt. Bedrägerierna är inte heller helt enkla att genomskåda. Idag kan det handla om AI-genererade videor, deepfakes, där din vd godkänner en bonus, påhittade anställda med stulna identiteter eller mycket trovärdiga phishing-meddelanden som efterliknar interna email eller kapar riktiga konversationer.
Att tänka på för att undvika lönebedrägerier
Säkra rutiner och behörigheter
För att minska risken för manipulation av löneutbetalningar bör det vara tydligt vem som har rätt att godkänna utbetalningar och ändringar i löneuppgifter. Inför gärna dubbla godkännanden vid känsliga ändringar och se till att lönesystemen skyddas med tvåfaktorsautentisering. En tydlig ansvarsfördelning minskar risken för misstag och oklara beslut.
Dela viktig information på ett säkert sätt
Använd alltid en säker plattform för att ta emot information om ändringar av anställdas bankkontonummer eller löneuppgifter. Att maila dessa typer av ändringar innebär en extra risk. Om ni trots allt tar emot den typen av information via mail: ring upp och dubbelkolla. Godta aldrig bara ett mejl, även om det ser legitimt ut.
Utbilda personal
Se till att både fasta och tillfälliga medarbetare har kunskap om hur phishingmejl, VD-bedrägerier och AI-baserade attacker ser ut. Säkerställ att sommarvikarierna får en introduktion till era säkerhetsrutiner.
Kartlägg riskområden
Innan semestern är det klokt att identifiera vilka delar av löneprocessen som är mest sårbara för fel eller manipulation. Det kan handla om frånvaro hos nyckelpersoner, brister i attestflödet eller oklara beslutsvägar. En enkel genomgång kan minska risken för att något faller mellan stolarna.
Övervaka ovanliga transaktioner
Ha uppsikt över avvikande utbetalningar. Det kan t. ex. vara större belopp än vanligt eller nya konton.
Skydda personuppgifter
Bedragare kan även vara ute efter information snarare än pengar. Därför är det viktigt att inte lämna ut löneuppgifter eller känslig data utan att först verifiera mottagaren. Även interna förfrågningar ska hanteras med samma noggrannhet. Se till att ni har en tydlig dokumentation över kontaktuppgifter, både för interna och externa personer. Lika viktigt är det att se till att informationen hanteras på ett säkert sätt där bara behöriga har åtkomst.
Innan ni går på semester; boka in ett möte med nyckelpersoner internt och externt. Gå igenom aktuella kontaktuppgifter och ansvarsfördelning. Det kan vara avgörande för att förhindra att ett litet misstag leder till ett stort bedrägeri.
Som kund till Azets kan du känna dig trygg med att vi arbetar proaktivt för att upptäcka avvikelser och har system för att förhindra obehöriga löneutbetalningar.