Att tänka på vid anställning av sommarvikarier

Snart är det sommar, vilket innebär semester för många anställda. För företagen finns det ofta behov av att täcka upp för den ordinarie personalen genom att tillfälligt anställa fler. Det är inte ovanligt att sådan tillfällig personal utgörs av unga personer som dessutom är nya på arbetsmarknaden. Som arbetsgivare är det viktigt att följa alla regler som en tidsbegränsad anställning medför och att arbetet kan utföras på ett säkert sätt. Dels för att följa lagar och regler, men också ur ett hållbarhetsperspektiv.

Anställningsform

Det är viktigt att välja rätt anställningsform för den tillfälliga personalen. Det är anställningens syfte som avgör vilken form som är aktuell. Under sommaren anställs ofta personer för att ersätta ordinarie personal under en begränsad tid, då är det ett vikariat det är frågan om. Handlar det istället om att utöka eller tillsätta personal under en begränsad tid, så är det en särskild visstidsanställning (SÄVA) som är aktuell.

Det finns ingen anställningsform som heter sommarjobbare eller timanställd i lagen om anställningsskydd (LAS). Det är därför viktigt att använda någon av de anställningsformer som finns i lag eller kollektivavtal, exempelvis särskild visstidsanställning (SÄVA), vikariat eller säsongsanställning. Om någon anställningsform inte avtalas kan det i vissa fall innebära att anställningen betraktas som en tillsvidareanställning.

Som arbetsgivare är det viktigt att hålla koll på när en visstidsanställning övergår till en tillsvidareanställning. Till exempel går ett vikariat över till en tillsvidareanställning när arbetstagaren har varit anställd hos arbetsgivaren i sammanlagt mer än två år under en femårsperiod. En särskild visstidsanställning övergår till en tillsvidareanställning när arbetstagaren har varit anställd i sammanlagt mer än 12 månader under en femårsperiod. Här är det viktigt att du som arbetsgivare säkerställer att du har aktuella och korrekta uppgifter i personalregistret och rutiner för att följa upp tidsgränser.

Säsongsanställning

Säsongsanställning används för arbeten som är beroende av säsong, väder, årstid eller liknande. Sådana anställningar förekommer exempelvis inom jordbruk, skogsbruk och turistnäringen.

En säsongsanställning ingås för varje säsong för sig och upphör när säsongen är slut. Det finns ingen särskild tidsgräns för hur lång en säsong får vara och det är möjligt att ha återkommande säsongsanställningar utan att dessa automatiskt övergår till en tillsvidareanställning.

En arbetstagare kan få företrädesrätt till ny säsongsanställning om denne har varit anställd mer än sex månader under de senaste två åren. Om arbetstagaren då inte erbjuds ny anställning ska arbetsgivaren lämna besked minst en månad innan den nya säsongen börjar.

Särskilda arbetsmiljöregler för unga

Den som är ung och ny i arbetslivet löper större risk att skada sig på jobbet av olika anledningar. Unga är till exempel extra känsliga för kemiska ämnen och psykiskt utmanande arbetsuppgifter.

När du som arbetsgivare anställer minderåriga gäller särskilda bestämmelser för hur de får arbeta. Arbetsmiljöverket har information som vänder sig särskilt till arbetsgivare som anställer unga.

Bestämmelserna finns i Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS 2023:2) om planering och organisering av arbetsmiljöarbete. Grundregeln är att minderåriga inte får arbeta före det år de fyller 16 år och innan skolplikten är fullgjord. Undantag finns dock för lättare arbete från 13 års ålder. Det finns också särskilda regler för hur många timmar unga får arbeta och mellan vilka tider på dygnet. Vissa arbetsuppgifter får de inte alls utföra, till exempel sälja alkohol, utföra tunga lyft eller arbeta i miljöer där det finns risk för våld.

Arbetsgivaren ska även göra en särskild riskbedömning utifrån att arbetet ska utföras av minderåriga, samt säkerställa introduktion, handledning och i vissa fall vårdnadshavares godkännande. Ett systematiskt och proaktivt arbetsmiljöarbete är viktigt för att förebygga skaderisker. En HR partner kan vara en sund investering för de företag som är i behov av stöd eller råd.

Skatteavdrag och avgifter

Enligt huvudregeln går gränsen för när arbetsgivare ska göra skatteavdrag och betala sociala avgifter vid 1 000 kr under inkomståret, men det finns undantag för skolungdomar och studerande vad gäller skatteavdraget.

I år (2026) kan en anställd skolungdom eller studerande tjäna upp till 25 042 kr utan att betala skatt. Om den anställde inte vill att det ska dras skatt, se då till att denne inkommer med ett intyg om detta. Blankett för detta intyg finns hos Skatteverket. Om skolungdomen/den studerande avser att arbeta mer och kommer att tjäna mer än 25 042 kr kan det istället vara aktuellt för den anställde att ansöka om ett jämkningsbeslut för att få ett preliminärt skatteavdrag som är anpassat till den förväntade inkomsten.

För att lönen ska bli korrekt är det viktigt att information om skatteavdrag kommer in till löneansvarig i tid. Om skatteavdrag sker felaktigt kan den anställde behöva vänta på pengarna tills efter att denne har deklarerat året efter.

Lön och semesterersättning

Alla anställda tjänar in semesterlön och semesterledighet. Huvudregeln är att alla anställda har rätt till semester, oavsett anställningsform eller sysselsättningsgrad. Om en anställning börjar mellan den 1 april och 31 augusti har den anställde rätt till 25 obetalda semesterdagar. Om anställningen börjar mellan den 1 september och 31 mars är semesterrätten i stället 5 obetalda semesterdagar.

I de fall anställningen är avtalad att pågå i högst tre månader är det möjligt att avtala bort rätten till semesterledighet, vilket ofta är praktiskt vid kortare sommaranställningar.

Semesterersättningen kan däremot inte avtalas bort och den ska alltid redovisas separat. Den får inte vara inkluderad i lönen. Utbetalning av semesterersättning kan ske löpande vid korta anställningar (upp till tre månader), annars ska den betalas ut senast en månad efter att anställningen upphört.

Sjuklön

Som huvudregel har även sommarjobbare rätt till sjuklön från första anställningsdagen om anställningen är avtalad att pågå i minst en månad.

För anställningar som är kortare än en månad gäller i stället att arbetstagaren har rätt till sjuklön först när hen har tillträtt sin anställning och därefter varit anställd i 14 kalenderdagar i följd. Om en arbetstagare har flera återkommande korta visstidsanställningar hos samma arbetsgivare och en ny anställning påbörjas inom 14 kalenderdagar från den föregående, räknas tidigare anställningstid med i denna period.

Om den anställde inte har rätt till sjuklön kan perosnen i stället ansöka om sjukpenning hos Försäkringskassan. För att kunna bedöma rätten till sjuklön är det viktigt att arbetsgivaren tydligt har angivit anställningens längd och att den anställde har fått skriftlig information om detta.

Skriftlig information om anställningen

Även om ett skriftligt anställningsavtal inte är ett krav ska arbetsgivaren alltid lämna skriftlig information om anställningsvillkoren (enligt LAS 6 c §). Det innebär bland annat att anställningens längd, arbetsuppgifter och lön ska dokumenteras och kommuniceras till den anställde.

Vill du säkerställa att dina sommaranställningar blir både korrekta och hållbara? Kontakta oss på Azets så hjälper vi dig.