Bra att veta vid löneväxling för era anställda

Ett sätt för arbetsgivare att premiera sina anställda är genom löneväxling, där den anställde avstår en del av sin lön i utbyte mot en förmån. Det kan till exempel handla om sjukvårdsförsäkring, förmånsbil, cykel eller annan utrustning. En av de vanligaste och ofta mest fördelaktiga formerna av löneväxling är dock den som går till pensionen.

Löneväxling som förmån

I sin enklaste form är löneväxling till pension en överenskommelse mellan arbetsgivare och anställd som syftar till att förstärka den anställdes tjänstepension genom ett avdrag på bruttolönen. Den avdragna lönen förs i stället över till en tjänstepensionslösning. Vanligast är att den anställde växlar en del av sin bruttolön månadsvis, men det kan även vara möjligt att löneväxla bonusutbetalningar.

Vem kan få löneväxling?

Det finns inga formella regler för vilka anställda som kan löneväxla till pension. Däremot är det viktigt att ta hänsyn till den anställdes inkomstnivå. För att löneväxling ska vara fördelaktigt bör den anställde ha en relativt hög lön, eftersom bruttolönen efter löneväxling inte bör understiga 8,07 inkomstbasbelopp (cirka 56 100 kr per månad år 2026).

Om lönen efter växling hamnar under denna nivå finns det en risk att den allmänna pensionen, den sjukpenninggrundande inkomsten (SGI), föräldrapenningen och andra socialförsäkringsförmåner minskar.

Vad behöver arbetsgivaren tänka på?

Oavsett om den anställde väljer att löneväxla bonus eller en del av den löpande lönen finns det flera aspekter för arbetsgivaren att ta hänsyn till. Även om löneväxling innebär viss extra administration betraktas det ofta som en attraktiv förmån och kan utgöra en tydlig konkurrensfördel på arbetsmarknaden.

Några av de steg som en arbetsgivare kan behöva ta är:

• Gå igenom och säkerställa en tydlig förhandlingsprocess
• Identifiera och anlita rådgivare
• Välja försäkringsleverantörer eller förmedlare
• Planera och sätta upp ett nytt ekonomiskt flöde eller anpassa ett befintligt
• Uppdatera HR-dokumentation, till exempel personalhandbok och interna riktlinjer
• Upprätta tilläggsavtal

Tilläggsavtal till anställningsavtal

När en arbetsgivare erbjuder löneväxling är det viktigt att upprätta ett tydligt tilläggsavtal som klargör villkoren för både arbetsgivare och arbetstagare.

I tilläggsavtalet bör följande information finnas med:

• Om andra försäkringar som till exempel premiebefrielse ska vara inkluderat
• Storleken på pensionspremien eller insättningen samt motsvarande löneavdrag
• När och hur löneväxlingen och avtalet kan avslutas eller justeras.
• Parternas respektive ansvar
• Särskilda villkor, till exempel vad som gäller vid långtidssjukdom, tjänstledighet eller föräldraledighet
• Kostnadsneutralitet

Notera även att om arbetsgivaren vill utnyttja särskild avdragsrätt på pensionspremier krävs det också ett avtal, en så kallad utfästelse.

Kostnadsneutralitet

Eftersom löneskatten på pension är lägre än de sociala avgifterna på lön kan arbetsgivaren välja att räkna upp den löneväxlade pensionspremien med omkring 5,8 procent. På så sätt kan löneväxlingen bli mer förmånlig för den anställde utan att den medför ökade kostnader för företaget. När detta görs betraktas löneväxlingen som kostnadsneutral för arbetsgivaren.

Rapportering av pensionsmedförande lön

Det är viktigt att arbetsgivaren tänker igenom hur försäkringslösningen ska se ut i sin helhet. Hur ska pensionslönen rapporteras och till vem? Och vilka val har arbetsgivare när det kommer till att rapportera pensionslön till pensionsvalcentralen?

Om den anställde omfattas av en premiebestämd pensionslösning kan arbetsgivaren välja att göra en extra premieavsättning för att kompensera för den del av ålderspensionspremien som minskar när rapporteringen baseras på bruttolön efter löneväxling.

Vid en förmånsbestämd pensionslösning kan arbetsgivaren, om pensionsförvaltaren tillåter det, rapportera både lön före och efter löneväxling. I dessa fall behöver arbetsgivaren normalt inte kompensera för minskad ålderspension. Ålderspensionen kan då beräknas på den högre lönen före löneväxling, medan sjukförsäkring och andra riskförsäkringar baseras på den lägre lönen efter löneväxling.

Löneväxling påverkar mer än bara medarbetarnas pension. För arbetsgivaren innebär det även ökad administration, krav på korrekt dokumentation och noggranna beräkningar. Dessutom behöver beslut fattas om vem som ska ansvara för förvaltningen av pensionslösningen för att säkerställa en långsiktigt hållbar och fungerande löneväxlingsprocess.

Vi på Azets har gedigen erfarenhet kring förmåner och regleringar kring förmånspaket. Har du som arbetsgivare frågor eller funderingar kring löneväxling eller önskar ni förslag till lämpliga förmånspaket är ni välkomna att höra av er till oss.