Få kontroll på era arbetsprocesser – vilka de än är

Oavsett vilka arbetsprocesser ni har på företaget – allt från hantering av leverantörsfakturor till inköp – så är det värt att få kontroll på processerna. Många kanske undviker detta av rädsla för att upptäcka att man behöver göra nedskärningar i personalstyrkan. Men då är det dags att tänka om!

Det kan vara enkelt att fastna i gamla vanor och göra som man gjort i alla tider. Samhällsutvecklingen går vansinnigt fort idag och vi har egentligen inga problem att börja använda nya mobiltelefoner, tekniska apparater med mera. Samtidigt vill vi helst jobba på samma sätt som vi alltid har gjort. Och varför ska man inte fortsätta göra det om det fungerar?

Det är inte lätt att ersätta  en person som arbetat länge i företaget, den dagen det blir aktuellt, om arbetsuppgifterna bara sitter i den personens huvud och dessutom inte längre känns som det bästa sättet att göra en sak på. Och en ny hungrig person som börjar på företaget kommer troligtvis ganska snabbt att tröttna på att alltid få höra att det sättet ni jobbar på idag fungerar alldeles utmärkt och att det inte finns någon anledning att ändra på något. Men till slut kommer ert företag att förtvina utan nya idéer då de personer som trivs med att jobba där, är just de som absolut inte vill ha någon form av ändring.

Det är anledningen till  att man hela tiden ska utmana sig själv och sina medarbetare att hitta bättre sätt att arbeta på. Många tänker att en effektivisering görs för att kunna göra nedskärningar i personalstyrkan, och ett resultat av att effektivisera arbetsuppgifter KAN vara att det inte behövs lika mycket personal längre. Men det vanligaste är att den tid som blir över kan användas för att öka kvaliteten eller utveckla den produkt eller tjänst som ni idag säljer. Försök därför att skapa ett klimat där effektiviseringar av arbetsuppgifter inte görs för att minska personalen.

Så går ni tillväga för att ta reda på vad det finns för förbättringspotential i ert företag

• Lyft fram de tråkigaste arbetsuppgifterna
  Börja med att låta varje medarbetare berätta om den arbetsuppgift som de tycker är allra tråkigast och varför. Den största anledningen till att man tycker en arbetsuppgift är tråkig är troligtvis för att den anses vara onödig att utföra eller kanske är väldigt ineffektiv. (Om man däremot tycker att alla arbetsuppgifter är tråkiga ska man kanske fundera på att söka ett nytt arbete.)
• Ifrågasätt!
  Var inte rädd för att ifrågasätta om arbetsuppgiften överhuvudtaget behöver utföras. Det är förvånansvärt många arbetsuppgifter som utförs av gammal vana. Exempelvis sorteras och sparas det en massa papper helt i onödan. Om de skapats digitalt, varför då inte behålla dem i det formatet för alltid? Om man kommer fram till att arbetsuppgiften måste finnas kvar så kanske man ska fundera på varför den behövs och vad målet är med den. Att analysera detta är ett bra sätt att fundera på hur en arbetsuppgift egentligen bör skötas. Underskatta inte de förbättringsförslag som kommer från ägaren av arbetsuppgiften. Den personen har säkert haft gott om tid att tänka på förbättringar, även om de aldrig satts i verket. Ni är säkerligen inte de enda i världen som gör det här arbetsmomentet, så fundera ett tag på hur era konkurrenter gör? Kanske något att ta efter?
• Om du är chef – reflektera över din förändringsbenägenhet
  Som chef kan det vara bra att ta sig en funderare ibland över vem det är som är stoppklossen i organisationen. Ger du själv tillräckligt med utrymme för nya förbättringsidéer eller är du snabb med att avfärda dem, för att det verkar för krångligt att göra förändringen och det fungerar bra som det är? Vågar du som ledare egentligen utmana organisationen?

Dokumentering är A och O

Många pratar idag om  automatisering och robotisering, men har egentligen inte koll på företagets grundläggande processer. Hur ska ni då veta vad ni ska automatisera? Därför behöver också de olika processerna dokumenteras. Samtidigt som ni går igenom det bästa sättet att utföra processen/arbetsuppgiften på skriver ni ner hur den ska utföras och framförallt varför den ska utföras. Och tänk på att ju mer logisk en uppgift är, desto lättare är det att lära sig den.

För att  testa att beskrivningen stämmer  kan ni ju även roa er med att byta arbetsuppgifter med varandr a  och se om någon annan klarar av att utföra momentet som beskrivs. Det kan ju till och med hända att detta resulterar i ännu fler förbättringsförslag.

Till slut är det viktigt att tänka på att människor är olika. Vissa personer älskar att hela tiden göra saker snabbare, bättre och så vidare, medan andra trivs med att göra samma sak dag ut och dag in, och känner sig trygg i att kunna sin sak. Det går inte att ändra medarbetarnas personligheter. Men då är det också viktigt att låta de som tycker om att förändra, få utrymme att arbeta med detta.