Maximera effektiviteten och minimera kostnaderna: Fördelarna med att outsourca ditt lönearbete

Att betala personalen korrekt och i tid är gyllene regeln inom lönearbete. Och det är inte så enkelt som det verkar. Riskerna med att göra fel är betydande, och medan SME-ledare ofta kämpar för att hantera lönehanteringen själva kan det vara svårt att hålla sig uppdaterad med detta ständigt föränderliga landskap.

Så, när är rätt tid för ett växande företag att söka hjälp med lönehanteringen? Och vad kan de vinna genom att outsourca en av sina viktigaste affärsprocesser?

Fördelar med att outsourca till en tredje part

"En av de nyckelkomponenter som gör att man kan outsourca är skalbarhet. Företag som är på väg uppåt i tillväxt inser att det är mycket enklare att lägga till nya anställda när man outsourcar jämfört med att försöka göra allt internt," anser Kirk Boster, Verkställande direktör på M+A Matting Europe & Purple Mustard.

• Tidsbesparing. Om du måste spendera 20-30% av din tid på lönearbete varje månad, är det 20-30% av tiden du inte kan spendera på att generera intäkter.
• Mindre beroende. Att anställa en person internt gör dig beroende av deras tid, och misstag kan inträffa när de är på semester eller sjukledig.
• Betala anställda i tid och korrekt.
• Programvara. Få tillgång till den bästa möjliga programvaran och moderna plattformar, utan behov av att underhålla eller uppdatera dem själv.
• En allt-i-ett-lösning. Lönearbete inkluderar mer än man tror, men om du har rätt leverantör kan du ha en allt-i-ett-lösning där alla dessa saker täcks.

"Vår ledning försöker spendera tid där vi kan lägga till värde. Vi låter professionella sköta lönehanteringen, och då kan vi fokusera på andra aspekter av vår verksamhet som gör det möjligt att gå framåt," säger Kirk Boster, Verkställande direktör på M+A Matting Europe & Purple Mustard.

Vad är några konsekvenser som är förknippade med en dåligt hanterade löner?

Pensioner och skatter har alla deadlines och eventuella böter, och att missa dem kan vara ganska dyrt. Felaktig rapportering av löner, förmåner och pension kan leda till en ytterligare börda för dina anställda. Detta leder till att anställda tappar förtroendet för sin arbetsgivare. Förlorat anseende är också en risk.

Är det en bra idé för en entreprenör att sköta sitt eget lönearbete?

Upptagna entreprenörer sköter ofta företagets lönearbete och andra administrativa uppgifter utanför arbetstid under kvällar och helger, och kanske i en hast utan att ägna rätt uppmärksamhet åt det. Komplexiteten i lönearbetet ökar över hela världen på grund av statlig rapportering och införande av nya lagar och regler.

"En stor faktor i det beslutet är företagets storlek och antal anställda. Om du betalar över ett visst antal personer kanske du vill ha den kontrollen internt, men för dina mindre SME-företag finns det mycket att vinna genom att skydda sig från fel genom att outsourca och överlåta komplexiteten till dedikerade proffs,” säger Stephen Abbots, Chef för UK Payroll Services

I Sverige finns det cirka 600 kollektivavtal att ha i åtanke som direkt påverkar lönehanteringen. Utan den nödvändiga kunskapen är det lätt att göra fel, och att göra allt internt är upplagt för misstag.

När är rätt tid för en företagsledare att börja fundera på att outsourca lönehanteringen?

Att hantera lönehanteringen internt är ett stort ansvar, så SME-ledare och entreprenörer som startar sina företag bör börja leta efter en partner som ett av deras första steg.

"Lönearbete är en dedikerad process. Det är enkelt att outsourca. Det är enkelt att låta någon ta hand om ditt lönearbete. Med den tid du sparar på att inte göra ditt lönearbete kan du fokusera på företagets tillväxt," säger Erik Bekkåsen, Azets Director Payroll & HR.

• Identifiera tre till fyra välkända BPO-leverantörer.
• Beskriv ditt företag, dina behov och förväntningar för de utvalda leverantörerna.
• Be dem dela med sig av sitt erbjudande, visa upp aktiviteter som ingår och den totala avgiften.
• Lägg tid på ett fysiskt möte för att BPO-leverantörerna ska kunna presentera sitt erbjudande och för att du bättre ska kunna identifiera leverantören.

Saker att se upp med när du söker en outsourcing-partner

• Vilka verktyg finns tillgängliga?
• Vilka online-verktyg finns tillgängliga för anställda för självbetjäning?
• Hur enkelt är det att samarbeta?
• Hur enkelt det är att få tillgång till eller komma i kontakt med löneföretaget.
• Utförande och deras förmåga att betala dina anställda i tid.

"Du måste veta att du får en bra service där kommunikation är nyckeln. Du bör ha en direktlinje till lönehanteringen, kontakt över olika plattformar under arbetstid, och om du börjar se din leverantör som en förlängning av ditt interna team är du på rätt väg," säger Stephen Abbots, Chef för UK Payroll Services.

Vanliga misstag när man inleder ett partnerskap

• Att skynda igenom uppstarten. Det rekommenderas att köra vissa processer parallellt för en smidig övergång.
• Att inte ha klara förväntningar på tjänsterna, vem som är ansvarig och priserna.
• Dålig kommunikation.
• Vänta inte för länge. Vanligtvis, när folk frågar efter externa tjänster, borde de förmodligen ha gjort det ungefär ett år tidigare.
• Se till att leverantören har kapacitet att hantera dig som kund och den förväntade tillväxten om du har ett växande företag.
• På dag ett bör alla vara tydliga över hur tjänsten kommer att se ut. Det är inte en diskussion för när fakturan för den första månaden kommer.

"Var tydlig i din kommunikation och om det uppstår problem, ta upp dem så snabbt som möjligt innan det växer till ett större förtroendeproblem. Öppenhet inom partnerskapet är nyckeln," säger Erik Bekkåsen, Azets Director Payroll & HR.

Även om investering i extern rådgivning kan verka svår att rättfärdiga, särskilt under en tuff ekonomisk situation, kan besparingarna och fördelarna ackumuleras med rätt lösning. Entreprenörer bör leta efter en pålitlig partner som har synergier med deras företag, kommer att hålla kommunikationen öppen och kan erbjuda råd om hur man maximerar kostnadsbesparingar genom outsourcing av lönerna. Gör rätt i detta avseende och SME-företag kan bygga motståndskraft och stabilitet för framtida tillväxt.