Ny hantering av representation med anledning av den sänkta momsen på livsmedel

Sänkningen av momsen på livsmedel till 6 % innebär mer än bara en lägre skattesats. Den påverkar även hur företag behöver hantera momsavdrag vid representation – något som från den 22 april 2026 även återspeglas i Skatteverkets uppdaterade ställningstagande.

När livsmedel inte längre beskattas med 12 % utan 6 % kommer fler representationstillfällen att innehålla flera olika momssatser. Det gör att den tidigare hanteringen i många fall kan komma att ersättas av en mer komplex bedömning.

Ökad hantering

När kostnaden överstiger 300 kr exklusive moms per person ska avdraget som utgångspunkt proportioneras mellan olika momssatser. Med ytterligare en skattesats att ta hänsyn till i beräkningen ställer det högre krav på både processer och systemstöd.

Det finns en fortsatt möjlighet att göra avdrag enligt schablon, vilket många gånger kan vara motiverat ur ett rent administrativt perspektiv. Enligt schablon får avdrag göras med:

• 46 kr per person (12 % och 25 % moms)
• 33 kr per person (6 % har tillkommit som en följd av den sänkta skattesatsen)

Användning av schablonen förutsätter att beskattningsunderlaget uppgår till minst 300 kr samt att momsen uppgår till minst schablonbeloppet.

Avdraget enligt schablon blir dock i vissa fall lägre än att beräkna momsavdraget, men administrationen blir enklare och därför väljer många företag att trots allt göra avdraget enligt schablon.

Vad räknas som representation?

Den 1 januari 2017 togs möjligheten till avdrag vid representation, inkomstskattemässigt, för själva måltiden (då 90 kronor per person) bort. Men för att avdrag avseende moms ska kunna göras behöver bedömningen fortsatt göras avseende om det är representation (intern eller extern) eller inte (16 kap. 2 § IL). Observera att avdrag för enklare förtäring och kringkostnader fortsatt är möjligt att göra.

För att avdrag avseende representation ska medges krävs att representationskostnaden ska ha en direkt och tydlig koppling till företagets verksamhet, ett så kallat omedelbart samband. Med det menas att för att avdrag för exempelvis en middag med kund ska vara avdragsgill behöver det omedelbara sambandet vara uppfyllt. För att det omedelbara sambandet ska anses vara uppfyllt ska samtliga tre kriterier vara uppfyllda:

• De ska ske i nära anslutning till ett affärsmöte (tidssambandet)
• De personer som deltar på exempelvis middagen ska även ha deltagit på mötet (personsambandet)
• Representationstillfället ska äga rum på en ort som är relevant för någon av parterna (ortsambandet)

Vad innebär intern representation?

Intern representation handlar om aktiviteter som riktar sig till företagets egna medarbetare. Det kan till exempel vara personalfester, informationsmöten, interna kurser eller planeringskonferenser.

Den interna representationen får inte hållas för ofta, minst två veckor bör gå mellan tillfällena (per anställd). Dessutom får arrangemanget som mest pågå en vecka. Måltiderna måste vara gemensamma, vilket innebär att separata utlägg för exempelvis måltid inte anses vara gemensamma och måltiden blir därför skattepliktig.

Exempel på intern representation som normalt är skattefri är informationsmöten där exempelvis ledningen informerar personalen om mål, budget eller organisationsförändringar, personalfester (högst två per år med avdragsrätt) samt interna utbildningar. Däremot räknas arbetsmöten, avdelningsmöten och styrelsemöten som en del av det löpande arbetet och ses inte som intern representation, vilket innebär att momsen inte är avdragsgill.

Vad innebär extern representation?

Extern representation riktar sig till kunder, leverantörer eller samarbetspartners och ska ha ett tydligt samband med företagets verksamhet.

Exempel på extern representation är affärsmöten, produktvisningar, demonstrationer av tjänster eller varor, invigningar eller företagsjubileum (25-, 50-, 75- eller 100-årsjubileum). Däremot är lyxrepresentation, som jakt- eller fiskeresor, sällan avdragsgill eftersom kostnaden inte står i rimlig proportion till syftet samt att det omedelbara sambandet brukar brista.

Ren kundvård räknas inte som extern representation och är därför inte heller avdragsgill.

Denna artikel hanterar endast avdragsrätten. Som arbetsgivare måste man även beakta risken för förmånsbeskattning. Men för detta hänvisar vi till en tidigare publicerad artikel, Rätt hantering av representation – säkerställ avdragsrätt och undvik förmånsbeskattning.

Praktiska effekter av ställningstagandet

Även om ställningstagandet i sig inte innebär någon materiell förändring utöver en anpassning till ytterligare en skattesats, ser vi att effekten i praktiken blir betydande. Företag behöver nu i större utsträckning ta ställning till vilken metod som ska användas – proportionering eller schablon.

Detta är särskilt relevant för verksamheter med frekvent representation eller där kostnader ofta överstiger 300-kronorsgränsen.

Vi rekommenderar att ni:

• analyserar hur den nya 6 %-momsen påverkar era representationskostnader
• säkerställer att rätt metod tillämpas i rätt situation
• ser över interna riktlinjer och systemstöd

Så kan Azets hjälpa er

Vi bistår löpande företag med att anpassa sina rutiner till nya regelverk – från analys och policyuppdatering till implementering i ekonomisystem

• Vi hjälper er att säkerställa att ni hanterar er representation korrekt och därmed även relaterade avdrag

Den här förändringen är ett tydligt exempel på hur en justerad skattesats kan få bredare operativa konsekvenser. Att agera proaktivt minskar både risk och administration. Kontakta oss så guidar vi dig vidare.