Så skapar ni en hållbar och framtidssäkrad lönerevision

Lönerevisionen är ett strategiskt verktyg för att motivera medarbetare, främja kompetensutveckling och säkerställa att verksamheten har konkurrenskraftiga och hållbara löner. Arbetet innebär en översyn av medarbetarnas löner där arbetsgivaren bedömer om lönen ska höjas eller lämnas oförändrad utifrån verksamhetens löneprinciper, lönekriterier och ekonomiska förutsättningar.

Det finns ingen lag som kräver att arbetsgivare höjer löner varje år. Om och när löner revideras regleras ofta genom kollektivavtal eller företagets egna riktlinjer. Även arbetsgivare utan kollektivavtal väljer dock ofta att genomföra regelbundna löneöversyner för att behålla konkurrenskraftiga löner och motiverade medarbetare.

I takt med ökade krav på transparens, dokumentation och jämställdhet har lönerevisionen också fått en allt mer strategisk betydelse. Lönerevisionen handlar idag inte bara om att fastställa nya löner, utan också om att säkerställa att lönesättningen är saklig, konsekvent och fri från osakliga löneskillnader. Resultatet från den årliga lönekartläggningen, företagets lönepolicy och lönekriterier bör därför vara en naturlig del av lönerevisionsarbetet. Samtidigt förbereder sig många arbetsgivare för de ökade krav på transparens och dokumentation som förväntas följa när EU:s lönetransparensdirektiv införs i svensk lagstiftning.

Lönerevision för företag med kollektivavtal

För företag som är bundna av kollektivavtal regleras lönerevisionen vanligtvis i avtalet. Där framgår bland annat vilka medarbetare som omfattas, revisionsdatum, former för samverkan och förhandling samt eventuella individgarantier. Vissa kollektivavtal innehåller centralt angivna nivåer för löneökningar medan andra bygger på lokal lönebildning.

Lönerevision för företag utan kollektivavtal

Arbetsgivare som saknar kollektivavtal har större frihet att utforma sin lönerevisionsprocess. Det är då arbetsgivarens ansvar att bestämma hur och när löner ska ses över samt att säkerställa att processen är tydlig för både chefer och medarbetare. Det är därför lämpligt att beskriva företagets syn på lönesättning i en lönepolicy och att använda tydliga lönekriterier som stöd vid bedömningen.

Lönerevisionen steg-för-steg

Det finns många delar att ta hänsyn till när en lönerevision ska genomföras. Förberedelserna bör starta i god tid innan de nya lönerna ska börja gälla, gärna flera månader i förväg.

Förberedelser och målsättning

Gör en analys av lönestrukturen

Lönerevisionen är ett bra tillfälle att analysera företagets lönestruktur. Hur ser löneläget ut mellan olika befattningar, avdelningar och nivåer? Finns det löneskillnader som behöver förklaras eller följas upp? Hur ser företagets konkurrenskraft ut i förhållande till marknaden?

En viktig del av analysen är att utgå från företagets lönekartläggning enligt diskrimineringslagen. Syftet med lönekartläggningen är att upptäcka, åtgärda och förhindra osakliga löneskillnader mellan kvinnor och män som utför lika eller likvärdigt arbete. Lönerevisionen är ofta det tillfälle då identifierade skillnader kan analyseras närmare och vid behov åtgärdas.

Det är också viktigt att säkerställa att samtliga medarbetare omfattas av lönerevisionsprocessen. Medarbetare som är föräldralediga eller frånvarande på grund av sjukdom ska bedömas på samma sakliga grunder som övriga medarbetare och får inte missgynnas i lönesättningen på grund av sin frånvaro.

Säkerställ att lönepolicy och lönekriterier är aktuella

Tydliga och väl kommunicerade lönekriterier är en viktig förutsättning för en rättvis lönesättning. Medarbetare och chefer bör förstå vilka faktorer som påverkar lönen och hur bedömningen görs.

Detta blir också allt viktigare mot bakgrund av EU:s lönetransparensdirektiv. Direktivet bygger på att arbetsgivare ska kunna beskriva vilka faktorer som påverkar lön och löneutveckling. Organisationer som redan idag har väldefinierade och väl kommunicerade lönekriterier får därför bättre förutsättningar att förklara och motivera sina lönebeslut när de nya reglerna träder i kraft.

Se över systemstöd och behörigheter

Många organisationer använder HR- och lönesystem som stöd i lönerevisionsarbetet. Säkerställ att underlag, rapporter och behörigheter är uppdaterade samt att personuppgifter hanteras enligt gällande dataskyddsregler.

Utvärdera verksamhetens ekonomi

Granska verksamhetens ekonomiska förutsättningar och analysera vilket utrymme som finns för lönejusteringar. Hänsyn bör tas till budget, resultat, framtidsutsikter och behovet av att attrahera och behålla kompetens.

Fastställ syftet med lönerevisionen

Fundera över vad ni vill uppnå. Är målet att belöna prestation, stärka konkurrenskraften på arbetsmarknaden, justera interna löneskillnader eller skapa bättre förutsättningar att rekrytera och behålla kompetens?

Beräkning av löneutrymmet

Löneutrymmet, eller lönepotten, är den totala summa som avsätts för löneökningar i samband med lönerevisionen. För företag med kollektivavtal framgår det vanligtvis av avtalet hur löneutrymmet ska beräknas. I vissa kollektivavtal anges ett centralt löneutrymme, exempelvis en viss procentsats av lönesumman, medan andra avtal bygger på lokal lönebildning där arbetsgivare och fackliga parter kommer överens om det slutliga utfallet.

Eftersom reglerna kan skilja sig mellan olika kollektivavtal är det viktigt att säkerställa vilka bestämmelser som gäller för just er verksamhet innan löneutrymmet fastställs. För arbetsgivare utan kollektivavtal kan löneutrymmet fastställas exempelvis utifrån verksamhetens ekonomiska förutsättningar, marknadsläget och behovet av att attrahera och behålla kompetens.

Lönerevisionsprocessens steg

1. Information till lönesättande chefer och medarbetare

Se till att de lönesättande cheferna är väl insatta i företagets lönepolicy, lönekriterier och lönerevisionsprocess. När processen är transparent upplevs den ofta som mer rättvis av medarbetarna. Säkerställ därför att även medarbetarna känner till företagets lönepolicy, lönekriterier och tidsramar. Lönerevisionen bör också ses som en del av företagets HR-årscykel och kopplas samman med exempelvis utvecklingssamtal och uppföljning av mål.

2. Lönesamtal med medarbetare

Arbetsgivaren ska inför lönerevisionen erbjuda sina anställda ett lönesamtal med deras lönesättande chef. Vid lönesamtalet har den anställde möjlighet att;

• Få en motivering till sin nuvarande lön
• Få information om vilka faktorer som påverkar den framtida löneutvecklingen
• Få möjlighet att diskutera sin egen löneutveckling

Under detta samtal fattas inte något nytt beslut om lönen.

3. Löneförslag

De lönesättande cheferna tar fram löneförslag utifrån bland annat prestation, måluppfyllelse, ansvar, kompetens, erfarenhet, marknadsläge och intern lönestruktur. HR bör analysera förslagen innan de fastställs för att säkerställa att lönesättningen är konsekvent, följer företagets riktlinjer och håller sig inom budgeterade ramar.

Lönesättningen bör redan idag bygga på sakliga och relevanta kriterier som är kopplade till arbetets krav och medarbetarens prestation. Mot bakgrund av kommande regler om lönetransparens ökar samtidigt behovet av att lönebeslut kan förklaras och motiveras på ett tydligt och konsekvent sätt. Chefen bör därför kunna visa hur bedömningen har gjorts utifrån företagets lönekriterier och hur faktorer som prestation, ansvar, kompetens och erfarenhet har vägts in. Ett väl dokumenterat beslutsunderlag minskar risken för osakliga löneskillnader och ger bättre förutsättningar för uppföljning och transparens.

4. Fackliga förhandlingar för företag med kollektivavtal

Innan de nya lönerna betalas ut, genomförs avstämningar med fackliga organisationer. Lönerna ska alltså inte kommuniceras ut till medarbetarna förrän förhandlingen är avklarad.

5. Meddela medarbetarna om nya löner

När lönerna är fastställda ska medarbetarna informeras om sin nya lön, från vilket datum den gäller samt hur bedömningen har gjorts. Enligt LAS behöver den nya lönen informeras skriftligt. Har bolaget ett HR-system anses det tillräckligt att anställda får information om sin nya lön via HR-systemet.

En strukturerad lönerevision stärker verksamheten

Kraven på arbetsgivare att kunna motivera och dokumentera sina lönebeslut ökar. Genom att arbeta strukturerat med lönerevision, lönekriterier och lönekartläggning kan ni skapa bättre förutsättningar för både verksamheten och medarbetarna.

Vill ni säkerställa att er lönerevision genomförs effektivt och i linje med aktuella regelverk? Kontakta oss så berättar vi mer om hur vi kan stötta er.