Sommarplanering för dina anställda - goda tips och råd

Nu är våren kommen och innan man vet ordet av står sommar- och långledighet för dörren. Har du en färdig semesterplanering?

Har du ännu inte börjat med semesterplaneringen är det därför hög tid att börja nu. Till din hjälp har vi sammanfattat 4 grundläggande råd för hur du bäst planerar inför den stundande semestern.

Tips 1 – börja i tid

Ett grundläggande tips är som sagt att börja i tid. På detta vis har dina medarbetare god tid på sig att fundera och komma med önskemål. Enligt semesterlagen ska semesterledigheten förläggas så att arbetstagaren får en ledighetsperiod av minst fyra veckor under juni, juli och augusti, om inte annat har avtalats. Arbetsgivaren är den som har rättigheten och skyldigheten att göra semesterplanering för sina anställda, men för att underlätta kan du gärna låta dina medarbetare sköta schemaläggningen. Skulle det uppstå svårigheter att komma överens är det du som arbetsgivare som slutligen bestämmer hur semesterperioderna ska fördelas.

Reglerna säger också att den anställde måste få reda på sina semesterveckor minst 2 månader innan de inträffar. Tänk också på att medarbetare med barn kan välja att ta ut föräldraledighet, som normalt ska beviljas om den anställde meddelar minst 2 månader i förväg.

Tips 2 – Räkna ut hur mycket semesterlön som ska betalas ut

Under semesterledighet ska arbetstagaren ha semesterlön, om sådan har tjänats in. Semesterlönen beräknas enligt procentregeln eller sammalöneregeln. Följande exempel utgår från semesterlagen, en del kollektivavtal kan dock ge högre procentandelar och/eller andra beräkningssätt.

• Skilj på intjänandeår och semesterår Intjänandeår är det år då semestern tjänas in och pågår, enligt semesterlagen, från första april till sista mars året därpå. Efter intjänandeåret följer semesteråret vilket är det år då den anställde har rätt att ta ut sin semester. Det förekommer också att man har sammanfallande semester- och intjänandeår. Detta kan vara bra att tänka på eftersom det endast är intjänad semester som ger rätt till semesterlön. För att få ihop 4 veckors betald semester måste man då ha jobbat i ett helt intjänandeår.Även om man inte har arbetat ett helt intjänandeår har man som grundregel rätt till samma antal veckors semester, skillnaden blir bara att man inte får alla de veckorna betalda. Man kan också avtala om att få förskottssemester. En arbetstagare får avstå från rätt till semesterledighet som inte är förenad med semesterlön.
• Sammalöneregeln Semesterlön enligt sammalöneregeln är den vid semestertillfället aktuella vecko- eller månadslönen, eventuella fasta lönetillägg samt ett semestertillägg. Semestertillägget för varje betald semesterdag är för månadsavlönade arbetstagare 0,43 procent av månadslönen och för veckoavlönade arbetstagare 1,82 procent av veckolönen. Ett exempel:
  Peter har en månadslön på 25 000 kr, hans semestertillägg blir då 25 000 x 0,43 % = 107,5 kr per semesterdag.
  
• Procentregeln Procentregeln innebär att du betalar en semesterlön som utgör 12 procent av arbetstagarens lön som personen tjänat in under intjänandeåret. Procentregeln används ofta som regel för dig som har anställda på tidsbegränsade avtal eller om du betalar ut en provisionsbaserad lön som förändrar sig från månad till månad. Det är vanligt att företagare med säsongsberoende verksamheter tillämpar procentregeln.
• Semesterersättning När det gäller en anställning som avses pågå i högst tre månader och som inte varar längre tid, får det avtalas att semesterledighet inte ska läggas ut. I sådant fall har arbetstagaren rätt till semesterersättning.

Tips 3 – Sjukdom under semestern

Om en medarbetare blir sjuk under sin semester – och därför inte kan göra det som var planerat på sin ledighet – har den anställde rätt att ta ut sina semesterdagar vid ett senare tillfälle.

Till sist – säkerställ att ni bibehåller hög service även i semestertider

Om ni kommer att ta in sommarvikarier kan det vara bra att säkerställa att det finns minst en ordinarie personal på plats. Om det inte går är det viktigt att se till att alla vikarier har inloggningsuppgifter till nödvändiga program och system som ska användas i arbetet. Skriv gärna upp en  FAQ med vanligt förekommande frågor och svar från kunder eller medarbetare som är svåra för en vikarie att svara på. Det gör att ni kan bibehålla en god servicenivå även under sommaren.