Vad är KPI:er – och vad används de till?

Key Performance Indicators (KPI), även kallade nyckeltal, är ett mätbart värde som under en avgränsad tidsperiod visar hur effektivt ett företag är på att nå prioriterade mål. Genom att implementera och följa upp “rätt” KPI:er är det enklare att se om verksamhetens utveckling styrs i önskad riktning. I denna artikel går vi igenom vad KPI:er är och ger även exempel på hur vi på Azets jobbar med KPI:er i våra egna leveranser.

Ibland kan det kännas som att det går bra – men vad är det egentligen för typ av framgång, och jämfört med vad? Ni vet antagligen vad som är mätbart inom er verksamhet, men att veta vilka av dessa mätetal som är viktigast kan vara svårare att identifiera. Först behöver ni ta reda på vad som är viktigast för ert företags överlevnad och utveckling, och sedan se vilka mätetal som är relevanta för detta.

Därefter formulerar ni KPI:er bestående av en kombination av dessa mätetal, alltså genom att sätta olika mätetal i relation till varandra. När ni väl har implementerat KPI:er kan ni sätta relevanta mål, utveckla strategier för att nå dem och till slut får ni även en historik där ni kan följa och utvärdera utvecklingen.

Man kan se KPI:er som olika perspektiv som berättar olika delar av samma historia. Det finns finansiella mått som visar företagets ekonomiska situation i stort, exempelvis omsättning, resultat och kassaflöde. Finansiella mått svarar på hur det går ekonomiskt. Lönsamhetsmått visar hur mycket vinst företaget gör i förhållande till något, exempelvis vinstmarginal och avkastning på eget kapital. Dessa mått svarar på hur bra företaget är på att tjäna pengar. Slutligen finns det också effektivitetsmått som visar hur effektivt företaget använder sina resurser, exempelvis omsättning per anställd eller lageromsättningshastighet.

Vanliga KPI:er för ett företag brukar vara:

• P/Etal – earnings per share: Används för att se hur billig eller dyr en aktie är jämfört med andra bolag, där vinsten ställs i relation till priset.
• Soliditet – visar hur mycket av företagets tillgångar som faktiskt finansieras av dess ägare, och inte av banken eller andra externa aktörer. Beräknas genom att dela det egna kapitalet med balansomslutningen (summan av alla tillgångar).
• Likviditet – visar betalningsförmågan på kort sikt och beräknas genom följande formel: (omsättningstillgångar – lager) / kortfristiga skulder.
• Rörelsemarginal – enkelt uttryckt intäkter minus kostnader i relation till företagets omsättning.
• Lageromsättning – handlar om hur snabbt ett företag säljer och ersätter sitt lager. Beräknas genom att dividera varukostnaden med genomsnittligt lager.

Ledande och släpande KPI:er

Vanligtvis skiljer man mellan ledande och släpande nyckeltal. Enkelt förklarat kan man säga att släpande KPI:er mäter hur ett företag uppfyller de mål som satts och är ett konstaterande av utfallet. Ledande KPI:er mäter istället direkt påverkbara mätetal som leder till målet – där ni driver utvecklingen i önskad riktning.

Det är idag absolut vanligast att mäta släpande nyckeltal, vilket inte är fel, men dessa behöver alltså kompletteras med ledande nyckeltal. Förhoppningen är att de ledande nyckeltalen ska hjälpa er att förutse utfallet för de släpande nyckeltalen, alltså om ni kommer att nå era viktigaste mål.

Exempel:

• Andel supportärenden företaget har besvarat inom avtalad tid (ledande) – Kundnöjdhet (släpande)
• Andel fakturor till kund utställda av alla ordrar lagda (ledande) – Kassaflöde (släpande)

Hur vet vi vilka KPI:er som är rätt för just vår verksamhet?

Ett vanligt misstag är att välja nyckeltal som är enkla att mäta, i stället för de som är viktiga att påverka. De rätta KPI:erna är de som tydligast visar om ni rör er mot era mål. Börja i strategin och vad det är som ni faktiskt försöker att uppnå. Därifrån identifierar ni sedan vilka beteenden eller resultat som driver det målet. Först när det är fastställt kan ni också sätta upp era KPI:er.

Hur många KPI:er ska man ha?

KPI:er ska bara användas för att mäta just det som er verksamhet bedömer vara de viktigaste aktiviteterna. Har ni för många riskerar man att tappa fokus och det blir bara onödig administration som ingen orkar bry sig om och engagera sig i.

Det viktigaste för dig och din verksamhet är att välja KPI:er utifrån vad du vill ha kontroll över och inte vad som är ”standard”. Ett bra utgångsläge brukar vara att fokusera på mellan 3-5 stycken där du har ett likviditetsmått, 1-2 lönsamhetsmått och ett effektivitetsmått.

Hur ska vi tolka KPI:erna när de går åt fel håll?

En KPI som går åt fel håll är värdefull information, inte ett misslyckande. Identifiera om detta beror på ett symptom eller om det snarare härrör till en grundorsak. Vad i verksamheten kan ha påverkat utfallet?

Det är också viktigt att alltid titta på KPI:er i kombination med andra. Ett enskilt tal ger sällan hela bilden och målet är inte att reagera snabbt, utan att reagera rätt. 

Användningsområden inom Azets leveranser

Vi på Azets är vana vid att jobba med KPI:er, dels i våra kundleveranser gällande ekonomisk utveckling, dels för att mäta kvaliteten i våra leveranser. Förutom de ekonomiska KPI:er som vi kan ta fram och redovisa för våra kunder, använder vi på Azets i många fall oss av KPI:er för att mäta olika delar av vår leverans.

Vill ni förbättra er ekonomifunktion? Ta hjälp av Azets

Några exempel på KPI:er

• Antalet leverantörsfakturor betalda i tid jämfört med totalt antal fakturor
• Antal påminnelser jämfört med totalt antal fakturor
• Hur lång tid det tar för en faktura från ankomst till att den är färdig för betalning
• Antal aktiveringar av anläggningar utförda enligt tidplan
• Andel elektroniska fakturor
• Andel automatmatchade fakturor
• Svars- och åtgärdstid vid avvikelser och incidenter

Vi sätter alltid en målbild för KPI:er samt analyserar utfall och diskuterar förbättringsmöjligheter för att kunna nå överenskomna KPI:er. Detta bör göras gemensamt av dig som kund och kundansvarig hos Azets för att få en gemensam målbild som båda parter strävar mot.

Vilka KPI:er har ni satt upp i ert företag? Att se över dem kan ge nya insikter. Känner ni er osäkra är ni välkomna att ta kontakt med oss, så hjälper våra experter er vidare.