Vad är KPI:er – och vad används de till?

Key Performance Indicators (KPI) är ett mätbart värde som under en avgränsad tidsperiod visar hur effektivt ett företag är på att nå prioriterade mål. Genom att implementera och följa upp “rätt” KPI:er är det enklare att se om verksamhetens utveckling styrs i önskad riktning.

I denna artikel ska jag göra ett försök att förklara vad KPI:er är och vad man ska ha dem till. Och även ge några exempel på hur Azets jobbar med KPI:er i våra leveranser.

Man kan ha en känsla av att det går bra – men vad är det för framgång och jämfört med vad? Ni vet antagligen vad som är mätbart inom er verksamhet, men att veta vilka av dessa mätetal som är viktigast kan vara svårare att identifiera. Först behöver ni alltså ta reda på vad som är viktigast för ert företags överlevnad och utveckling och sen se vilka mätetal som är relevanta för detta.

Därefter formulerar ni KPI:er bestående av en kombination av dessa mätetal, alltså sätta olika mätetal i relation till varandra. När ni har implementerat KPI:er kan ni sätta relevanta mål, utveckla strategier för att nå dem och till slut får ni en historik där ni kan följa och utvärdera utvecklingen.

Vanliga KPI:er för ett företag brukar vara:

• P/E tal  – earnings per share: Används för att se hur billig eller dyr en aktie är jämfört med andra bolag, där vinsten ställs i relation till priset.
• Soliditet: Dividera det egna kapitalet med balansomslutningen (summan av tillgångarna) för att räkna ut soliditeten i ett företag.
• Likviditet  – ett företags tillgång på likvida medel i förhållande till de kortfristiga skulderna.
• Rörelsemarginal – enkelt uttryckt intäkter minus kostnader i relation till företagets omsättning.

Ledande och släpande KPI:er

Vanligtvis skiljer man mellan ledande och släpande nyckeltal. Enkelt förklarat kan man säga att släpande KPI:er mäter hur ni uppfyller de mål ni satt och är ett konstaterande av utfallet, till skillnad mot ledande KPI:er som ska mäta direkt påverkbara mätetal som leder till målet – där ni driver utvecklingen i önskad riktning.

Det är idag absolut vanligast att mäta släpande nyckeltal, vilket inte är fel, men dessa behöver alltså kompletteras med ledande nyckeltal. Förhoppningen är att de ledande nyckeltalen ska hjälpa er att förutse utfallet för de släpande nyckeltalen, alltså om ni kommer att nå era viktigaste mål.

Exempel:

• Andel supportärenden företaget har besvarat inom avtalad tid (ledande) – Kundnöjdhet (släpande)
• Andel fakturor till kund utställda av alla ordrar lagda (ledande) – Kassaflöde (släpande)

Hur många KPI:er ska man ha?

KPI ska bara användas för att mäta just det som er verksamheten bedömer vara de viktigaste aktiviteterna för just er. Har ni för många riskerar man att tappa fokus och det blir bara en onödig administration som ingen orkar bry sig om och engagera sig i. På Azets brukar vi normalt sett inte ha mer än åtta till tio KPI:er i våra leveranser. Det är en lagom nivå som i de allra flesta fall räcker till för att få en bra kontroll över de viktigaste leveranserna.

Användningsområden inom Azets leveranser

Vi på Azets är vana att jobba med KPI:er dagligen, dels i våra kundleveranser gällande ekonomisk utveckling men också för att mäta kvaliteten i våra leveranser. Förutom de ekonomiska KPI:er som vi kan ta fram och redovisa för våra kunder, använder vi på Azets i många fall oss av KPI:er för att mäta olika delar av vår leverans.

Vill ni förbättra er ekonomifunktion? Ta hjälp av Azets

Några exempel på KPI:er

• Antalet leverantörsfakturor betalda i tid jämfört med totalt antal fakturor
• Antal påminnelser jämfört med totalt antal fakturor
• Hur lång tid det tar för en faktura från ankomst till den är färdig för betalning
• Antal aktiveringar av anläggningar utförda enligt tidplan
• Andel elektroniska fakturor
• Andel automatmatchade fakturor
• Svars- och åtgärdstid vid avvikelser och incidenter

Vi sätter alltid en målbild för KPI:er samt analyserar utfall och diskuterar förbättringsmöjligheter för att kunna nå överenskomna KPI:er. Detta bör göras gemensamt av dig som kund och kundansvarig hos Azets för att få en gemensam målbild som båda parter strävar mot.

Jag hoppas att ni har fått  en lite större förståelse för vad ett KPI är och dess användningsområden. Vilka KPI:er har ni satt upp i ert företag? Det kan vara väl värt att se över dessa – och om ni känner er osäkra,  tveka inte att kontakta oss!

Vill ni ha hjälp inom lön, HR eller ekonomi?

Låt våra experter hjälpa er. Azets erbjuder HR-tjänster och hjälp till företag som vill outsourca sina löner, få hjälp med redovisning samt uthyrning av interimskonsulter. Tveka inte att kontakta oss!