EFKT Group

Bekymringer ved lønoutsourcing

Da tilgængelighed, præcision og hurtig respons har stor betydning for medarbejderoplevelsen, er det afgørende, at lønnen kører korrekt og til tiden.

Med erfaringer fra outsourcing på andre områder, hvor tilgængeligheden ikke altid var tilfredsstillende, var EFKT Group derfor særligt opmærksom på at finde en løsning, der kunne kombinere specialistviden med nærvær, fleksibilitet og hurtig sparring, når behovet opstår.

“Vi var bekymret for at outsource vores lønhåndtering, da vi tidligere har oplevet begrænsede åbningstider og lange svartider hos andre. Det kan vi ikke risikere, når det handler om løn. Der er det vigtigt, at vi kan handle hurtigt,” fortæller Head of Finance inden for Retail, Magnus Erikstrup Madsen, fra EFKT Group.

Fast team til lønoutsourcing

Efter en nærmere undersøgelse faldt valget på Azets. Med samarbejdet har EFKT Group fået et fast team til lønopgaven, som kender deres setup og arbejdsgange.

“Det skaber en stor værdi for os, at vi har et fast team fra Azets tilknyttet. Det betyder, at vi ikke skal forklare fra bunden - særligt når vi har fem selskaber. Samtidig er vi ikke længere afhængige af én person, men har i stedet adgang til et hold af specialister. Det har aflastet os og skabt mere ro i hverdagen,” siger Magnus Erikstrup Madsen.

Enkel overdragelse

Overgangen var langt enklere end forventet. EFKT Group anvendte allerede systemet Zenegy Payroll, som Azets har et struktureret samarbejde med og arbejder direkte i. Overdragelsen krævede derfor kun adgang til systemet og afklaring af enkelte forhold, så medarbejderne ikke skulle lære nye systemer at kende.

“Det har været en stor fordel for os, at vi kunne fortsætte i Zenegy. Det skaber en fælles struktur om løn- og fraværdsdata og sikrer en ensartet håndtering på tværs af lande. Samtidig bruger medarbejderne det dagligt til ferie, fravær og sygdom, så der var ingen grund til at ændre noget, der allerede fungerede godt,” fremhæver Magnus Erikstrup Madsen.

Mindre tid på løn

I dag fylder lønhåndtering markant mindre hos EFKT Group. Hvor lønarbejdet tidligere krævede betydelig tid - især op til deadlines - er processen nu samlet i et fast setup med et månedligt møde og løbende dialog med Azets.

“Før vi outsourcede lønhåndteringen, kunne vi sagtens bruge en hel arbejdsdag om måneden op til deadline for lønkørsel. Nu har vi blot et møde på maks. en time med Azets, hvor vi sikrer, at alle ændringer er registreret korrekt. Samtidig oplever vi klart færre fejl, og de få tilfælde, der opstår, skyldes typisk interne indberetninger,” fortæller Magnus Erikstrup Madsen.

Mindre sårbarhed med lønoutsourcing

For EFKT Group handlede lønoutsourcing ikke kun om at spare tid. Målet var at reducere personafhængighed, styrke driftssikkerheden og sikre adgang til specialistviden. I dag oplever de færre fejl, mindre intern belastning og en løsning, der fungerer optimalt.

“Hvis en virksomhed stod i samme dilemma med at ansætte en ny bogholder eller outsource lønnen, vil jeg klart anbefale Azets. De har både erfaring og kendskab til systemet og gældende lovgivning,” afslutter Magnus Erikstrup Madsen.