8 tips til administrasjonsarbeidet for deg som tannlege

Det er ingen tvil om at administrasjonsarbeidet i en tannklinikk tar mye tid. Dette er også en av årsakene til at enkelte tannleger velger å selge sin tannklinikk tidligere enn planlagt. Det er imidlertid noen endringer du kan gjøre for å få en mer effektiv hverdag og økt lønnsomhet.

La Azets hjelpe deg med tannlegeregnskapet

Slik får du som tannlege en effektivere hverdag

1. Ryddige rutiner

Ryddige rutiner på klinikken bidrar til bedre oversikt, kvalitet og trygghet og kan også bidra til økt lønnsomhet.

Det er i journalsystemet store deler av regnskapet skjer. Med hensyn til lover og regler er det derfor svært viktig at du har gode og ryddige rutiner på disse oppgavene, både med tanker på lovverket og for den endelige økonomiske og skattemessige rapporteringen.

2. Prising og analyser journalstatistikk

Journalstatistikken i Opus gir viktig oversikt over klinikkens honorar per takstkode. Dette bør analyseres både mot klinikkens egen prisliste og mot samarbeidende tannleger i klinikken. Dette er en god rapport for nødvendige økonomiske analyser. Her kan du be din regnskapsfører om råd, dersom du er i tvil om hva du skal se etter.

3. Styring av timebok

Effektiv styring av timeboken er viktig, og den som har ansvar for administrasjonsarbeidet må være kjent med disse rutinene. Et hull i timeboken blir fort dyrt for klinikken.

4. Samarbeidende tannleger

Det er i dag to samarbeidsformer som er gjeldende. Leieavtale og avtale om salg av tannhelsetjenester. Sistnevnte omtales ofte som kontraktøravtaler og er den mest anvendte samarbeidsformen i dag.

Vi anbefaler at det gjøres en grundig vurdering av avtalenes innhold og hva som skal inngå i honorargrunnlaget. Her ser vi flere varianter og har klare anbefalinger.

5. Elektronisk regnskap – EHF

Papirregnskap betyr på alle måter ekstra administrativt arbeid for klinikken (tannlegen/sekretær). I dette ligger arbeid rundt bilagsmottak, behandling, betaling i nettbank, forsendelse til regnskapsfører og oppbevaring av bilag i 5 år.

Vi anbefaler alltid et elektronisk regnskap, noe som bidrar til en bedre og mer effektiv hverdag rundt regnskapet i klinikken.

6. Rapporter fra journalsystemet

Det bør ikke være nødvendig å fysisk kjøre ut rapporter fra journalsystemet, også her kan rapportene lagres og sendes elektronisk. Vi erfarer også at det ofte produseres og sendes for mange og unødvendige rapporter til regnskapsfører.

7. Digitalt HMS-arbeid

Dette er dessverre et område som ofte blir glemt eller utsatt, og for noen er det grunnet manuelle systemer. Å innføre et elektronisk HMS-system bidrar til å gjøre dette arbeidet enklere, mer effektivt og ikke minst hjelper systemet deg å overholde lover og regler.

8. Deleger administrative oppgaver

Deleger gjerne de administrative oppgaver til en “administrasjonssekretær”. Dette gir en mer spennende hverdag for sekretær samt at du som tannlege kan bruke tiden din på pasientene dine!

Husk at gode rutiner og ryddighet er lønnsomt!