Hva er åpenhetsloven?

Åpenhetsloven skal fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i forbindelse med produksjon av varer og levering av tjenester, og sikre allmennheten tilgang til informasjon om hvordan virksomheter håndterer negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Loven pålegger virksomhetene en informasjonsplikt og en plikt til å gjennomføre aktsomhetsvurderinger i tråd med OECDs (Organisasjonen for økonomisk samarbeid og utvikling) retningslinjer for flernasjonale selskaper.

Hvem gjelder åpenhetsloven for?

Det er ca. 9 000 bedrifter i Norge som er direkte berørt av loven. Store deler av norsk næringsliv er og indirekte berørt, eksempelvis som leverandør til en direkte berørt virksomhet. Det er derfor viktig at alle virksomheter har forståelse for hva åpenhetsloven går ut på og hva som kreves.

Loven gjelder for større virksomheter som hører hjemme i Norge, og virksomheter som tilbyr varer og tjenester i eller utenfor Norge. Loven gjelder også for større utenlandske virksomheter som tilbyr varer og tjenester i Norge, og som er skattepliktige til Norge etter norsk intern lovgivning.

Med større virksomheter menes virksomheter som er foretak av allmenn interesse etter regnskapsloven § 1-6 (noterte foretak, banker, kredittforetak og forsikringsforetak), eller som på balansedagen overskrider minst to av følgende tre terskler:

• Salgsinntekt: 70 millioner kroner
• Balansesum: 35 millioner kroner
• Gjennomsnittlig antall ansatte i regnskapsåret: 50 årsverk

Morselskaper skal regnes som større virksomheter dersom vilkårene er oppfylt for mor- og datterselskaper sett som en enhet.

Håndheving av åpenhetsloven og sanksjoner ved brudd

Forbrukertilsynet fører tilsyn med at åpenhetsloven etterleves. Tilsyn kan gjennomføres på eget initiativ eller etter tips/henvendelser.

Ved brudd kan Forbrukertilsynet gi pålegg om retting, og ilegge tvangsmulkt eller overtredelsesgebyr. Virksomheten må kunne dokumentere at forhold er rettet og at rutinene er på plass.

Du er berørt, her er stegene du må utføre nå:

1. Gjennomføre aktsomhetsvurderinger
2. Offentliggjøring av redegjørelse for aktsomhetsvurderinger
3. Legge til rette for å svare ut innsynsretten for “enhver”

Stegene er ikke bare en sjekkliste. De krever forankring, involvering på tvers i virksomheten og en strukturert arbeidsmetodikk.

Åpenhetsloven handler primært om menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. OECDs retningslinjer er bredere og kan brukes som en ramme for et mer helhetlig arbeid med ansvarlighet i verdikjeden.

Det viktigste er å komme i gang. Metodikk, dokumentasjon og tiltak kan forbedres over tid, og gjør det enklere å svare på informasjonskrav og oppdatere redegjørelsen årlig.

Få hjelp til å utføre kravene i Åpenhetsloven

1. Hva er en aktsomhetsvurdering?

En aktsomhetsvurdering er en prosess hvor ledelse, nøkkelpersoner og ofte leverandører/forbindelser deltar for å kartlegge, forebygge, begrense og gjøre rede for hvordan de håndterer eksisterende og potensielt negative konsekvenser av sin virksomhet.

Aktsomhetsvurderinger skal ifølge loven utføres regelmessig (minst årlig) og stå i forhold til virksomhetens størrelse, virksomhetens art, konteksten virksomheten opererer innen, og alvorlighetsgraden av og sannsynligheten for negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Aktsomhetsvurderinger består av følgende seks punkter og er ufravikelige:

1. Forankre ansvarlighet i retningslinjer og styringssystemer
2. Kartlegg og vurder negativ påvirkning/skade ut fra egen virksomhet, leverandørkjede og forretningsforbindelser
3. Stans, forebygg eller reduser negativ påvirkning/skade
4. Overvåk gjennomføring og resultater
5. Kommuniser hvordan påvirkningen er håndtert
6. Sørg for, eller samarbeid om gjenoppretting der det er påkrevd

En aktsomhetsvurdering er ikke så komplisert om man benytter rett metodikk og malverk, og gjør arbeidet repeterbart og implementerbart i virksomheten. Det er nettopp å komme i gang, å forankre arbeidet i bedriften, etablere rutiner og arbeidsmetodikk for aktsomhetsvurderingen som sørger for etterlevelse og konkurransefortrinn i markedet.

Hva skal det redegjøres for?

Enkelt forklart skal det redegjøres og rapporteres om hvordan virksomheten fremmer respekt for (jobber med, retter opp, og forhindrer brudd på) grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i forbindelse med produksjon av varer og levering av tjenester hos seg og sine leverandører.

"Overholder mine leverandører lovkrav om arbeidsforhold?"
"Handler jeg med leverandører i land med sannsynlighet for korrupsjon og brudd på menneskerettigheter?"
"Hva med produsenten min i utviklingsland, er det sannsynlig at de driver med tvangsarbeid?"

2. Årlig redegjørelse

Virksomheter som er omfattet av åpenhetsloven skal gjennomføre aktsomhetsvurderinger og offentliggjøre en redegjørelse for arbeidet. Redegjørelsen publiseres innen 30. juni hvert år

Redegjørelsen skal beskrive:

• Generell beskrivelse av virksomhetens organisering, driftsområde, retningslinjer og rutiner for å håndtere faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold hos leverandører og samarbeidspartnere.
• Faktiske negative konsekvenser og vesentlig risiko for negative konsekvenser som virksomheten har avdekket gjennom sine aktsomhetsvurderinger
• Hvordan dere er organisert og hvilke rutiner dere har for å forebygge og håndtere risiko i leverandørkjeden• Vesentlige funn: faktiske negative konsekvenser og de viktigste risikoene dere har identifisert• Tiltak og effekt: hva dere har gjort (eller planlegger å gjøre) for å stanse/forebygge, og hvilke resultater dere ser eller forventer

Redegjørelsen skal offentliggjøres lett tilgjengelig på nettsiden. Har dere ikke nettside, må den gjøres offentlig tilgjengelig på annen måte (helst søkbar).

3. Informasjonskrav

Nå kan enhver kreve informasjon om hvordan virksomheter som omfattes av åpenhetsloven håndterer negative konsekvenser på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Enhver kan be om informasjon om hvordan virksomheten håndterer faktiske og potensielle negative konsekvenser for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Det er ikke krav om norsk tilknytning eller begrunnelse.

Virksomhetene skal gi informasjon innen rimelig tid og senest tre uker etter at informasjonskravet er mottatt. I noen tilfeller kan virksomhetene forlenge svarfristen inntil to måneder dersom det vil være unormalt ressurskrevende å besvare kravet innen tre uker. Ved utsettelse må virksomheten innen tre uker gi beskjed om utsettelsen, hvorfor fristen ikke kan holdes, og når svar kan forventes.

Azets kan hjelpe dere med å etablere rutiner, ansvar og maler for å håndtere informasjonskrav effektivt. og evt legg til en boks med direktekontakt.

Fire steg for å lykkes med åpenhetsloven

1. Forankre ansvar
Ansvaret må forankres i styret og ledergruppen gjennom beslutning om forsvarlig drift i henhold til OECDs retningslinjer. Styret og ledelsen har ansvaret for at beslutningen implementeres i strategi, kultur og rutiner.

2. Gjennomfør aktsomhetsvurdering og risikoanalyse

• Kartlegg verdikjeden og høyrisiko (land/bransje/leverandørledd)
• Vurder risiko for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold
• Forankre i styring (code of conduct, innkjøpsprosesser, kontrakter, ansvar)

3. Prioriter og forebygg
Evaluer og prioriter risikoområder for utarbeidelse og implementering av konkrete risiko-mitigerende tiltak og handlinger. Det er sjelden mulig å ta tak i alle punkt samtidig. Velg derfor ut de mest alvorlige og start med dem. Jobb så med å forebygge, forhindre og rette opp eventuelle negative påvirkninger bedriften har innen OECDs retningslinjer.

4. Måling og rapportering
Utarbeid måleparametre (KPI’er) for monitorering og måling av implementerte tiltak. Utarbeid redegjørelse om åpenhetsloven, samt evaluering og forbedring mot neste periode. Utvikle en helhetlig rapportering for virksomheten med bærekraft som overhengende tema.

Hvordan bruke åpenhetsloven til å styrke konkurranseevnen?

I anbud og salg blir åpenhetsloven ofte et kvalitetskrav. I konkurranser kan det også gjøre en forskjell om dere kun svarer ut minimum – eller om dere kan vise et mer helhetlig og troverdig arbeid i verdikjeden.

I anbud og salg: dette forventer kundene

• At dere har kontroll på leverandørkjeden – ikke bare gode intensjoner
• At dere kan forklare hvordan dere finner, prioriterer og følger opp risiko
• At svarene deres er tydelige og konsistente når kunden spør

Dette må dere ha klart (dokumentasjon)

• En kort beskrivelse av hvordan dere jobber med aktsomhetsvurderinger
• Hovedrisikoer i verdikjeden – og tiltak dere har satt inn
• Rutiner for leverandøroppfølging (krav, vurderinger og avvik)
• En redegjørelse som er enkel å finne og enkel å forstå

Hvorfor dette kan bli et konkurransefortrinn

• Dere kan svare raskt og presist på innsyns- og kundekrav – uten å “lete etter informasjon”
• Dere reduserer risiko for avvik, uønskede hendelser og omdømmetap i leverandørkjeden
• Dere bygger tillit: dokumentasjon og struktur gjør det enklere for kunden å velge dere
• Dere blir mer effektive over tid – og bruker mindre tid på ad hoc-forespørsler i salgsprosesser