Fra rapportering til forbedring med åpenhetsloven

Fra rapportering til forbedring med åpenhetsloven

For mange virksomheter oppleves juni som målstreken i arbeidet med åpenhetsloven. Aktsomhetsvurderingene er gjennomført, redegjørelsen er publisert, og årets rapportering er levert. I realiteten markerer dette starten på den delen av arbeidet som skaper størst verdi.

Hensikten med åpenhetsloven er ikke bare å produsere en årlig redegjørelse, men å gi virksomheter et grunnlag for å identifisere, prioritere og håndtere risiko knyttet til menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Funnene fra aktsomhetsvurderingene bør derfor omsettes til konkrete forbedringstiltak i egen virksomhet og leverandørkjeden. Les mer om hvilke virksomheter som omfattes av åpenhetsloven 

Virksomheter som følger opp arbeidet etter rapporteringen, står bedre rustet til neste rapporteringsrunde. Samtidig styrker de arbeidet med ansvarlig næringsliv gjennom hele året, fremfor å begrense innsatsen til den årlige redegjørelsen.

Fra rapport til handling

Mange virksomheter sitter etter rapporteringen igjen med en liste over identifiserte risikoer, forbedringspunkter og tiltak som enten er planlagt eller bare delvis gjennomført. Nå er tiden inne for å prioritere disse. Aktsomhetsvurderingene har allerede gitt et bilde av hvor risikoen er størst. Denne innsikten bør brukes til å prioritere og gjennomføre konkrete forbedringstiltak..

Virksomheten bør reflektere over spørsmål som:

• Hvilke risikoer ble identifisert, men ikke fulgt opp?
• Hvilke leverandører trenger nærmere dialog?
• Har vi tilstrekkelig informasjon om de mest risikoutsatte delene av verdikjeden?
• Avdekket årets arbeid svakheter i rutiner, ansvarsfordeling eller oppfølging?

Svarene på disse spørsmålene gir ofte et godt grunnlag for prioritering av tiltak. Målet er at neste års redegjørelse viser til dokumenterte forbedringer og konkrete resultater, fremfor å beskrive de samme utfordringene år etter år.

Første rapportering etter åpenhetsloven - hva nå?

For virksomheter som nettopp har gjennomført sin første rapportering etter åpenhetsloven, har arbeidet ofte vært preget av kartlegging og etablering av grunnleggende strukturer. Mange opplever at den første rapporteringsrunden krever betydelig innsats for å skaffe oversikt over leverandørkjeden, innhente informasjon og etablere interne rutiner.

Ressursene har gjerne blitt brukt på aktiviteter som:

• Identifisering av leverandørkjeden
• Utarbeidelse av retningslinjer
• Etablering av rutiner og prosesser
• Innsamling av informasjon fra innkjøp og andre avdelinger
• Utarbeidelse av virksomhetens første redegjørelse

Når de grunnleggende rutinene er på plass, kan virksomheten fokusere på å forbedre og videreutvikle arbeidet. I stedet for å bygge opp nye prosesser, handler det om å forbedre og videreutvikle det som allerede er på plass.

Det kan blant annet innebære:

• Kvalitetssikring av leverandørregisteret
• Bedre risikovurdering
• Etablering av faste rutiner for innhenting av informasjon fra nye leverandører
• Utvikling av kontraktskrav knyttet til menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold
• Opplæring av innkjøpere, ledere og andre nøkkelpersoner

Mange virksomheter oppdager etter den første rapporteringen at det fortsatt finnes kunnskapshull, knyttet til enkeltleverandører eller spesifikke geografiske områder. Denne informasjonen kan gjerne innhentes mens kartleggingen fortsatt er fersk og kontakten med leverandørene er etablert. Det gir både bedre datagrunnlag og en mer effektiv rapporteringsprosess året etter.

Har dere flere års erfaring med åpenhetsloven?

Virksomheter som har arbeidet med åpenhetsloven over flere år står ofte overfor andre utfordringer enn de som er nye på området. De grunnleggende rutinene fungerer godt, redegjørelsen publiseres årlig, og organisasjonen kjenner prosessen. Samtidig øker forventningene til at virksomheten kan dokumentere fremdrift og målbare forbedringer over tid.

For disse virksomhetene handler det i mindre grad om å etablere systemer, og mer om å videreutvikle og forbedre eksisterende praksis.

Aktuelle aktiviteter kan være:

• Gjennomføring av dypere risikovurderinger innen utvalgte leverandørkjeder
• Evaluering av effekten av allerede gjennomførte tiltak
• Tettere dialog med leverandører som har høy risiko
• Utvikling av mer presise indikatorer og måleparametere
• Integrering av aktsomhetsvurderinger i innkjøpsprosesser og virksomhetsstyring

Et kjennetegn ved mer modne virksomheter er at arbeidet gradvis beveger seg fra ren etterlevelse av lovkrav til strategisk risikostyring. Aktsomhetsvurderingene brukes i økende grad som beslutningsgrunnlag ved leverandørvalg, investeringer og forretningsutvikling. Dermed blir arbeidet ikke bare et rapporteringskrav, men en integrert del av virksomhetens styring og verdiskaping.

Evaluer arbeidet med åpenhetsloven

Etter at rapporteringen er avsluttet, er det også et godt tidspunkt for å evaluere hvordan årets arbeid fungerte i praksis. Mange forbedringsmuligheter blir tydelige først når prosessen er gjennomført fra start til slutt.

Virksomheten kan blant annet vurdere:

• Hva fungerte godt?
• Hvor brukte organisasjonen mest tid?
• Var ansvarsfordelingen tydelig?
• Kom nødvendig informasjon inn tidsnok?
• Var metodikken hensiktsmessig og tilstrekkelig dokumentert?

Slike erfaringer er ofte enklere å fange opp rett etter rapporteringen enn flere måneder senere. Justeringer som gjøres nå kan bidra til en betydelig mer effektiv prosess neste år.

Styrk kompetansen før neste rapportering

Perioden mellom rapporteringene gir en særlig god anledning til kompetanseheving. Når rapporteringsarbeidet ikke lenger opptar all kapasitet, er det lettere å gjennomføre opplæring og forankringsarbeid på en strukturert måte.

Nye medarbeidere kan få innføring i virksomhetens rutiner, innkjøpsfunksjonen kan oppdateres på aktuelle risikoområder, og ledelsen kan diskutere hvordan arbeidet etter åpenhetsloven henger sammen med virksomhetens øvrige satsinger innen bærekraft, ESG og risikostyring. En slik kontinuerlig kompetansebygging bidrar til bedre forståelse, sterkere eierskap og høyere kvalitet i arbeidet enn dersom all opplæring gjennomføres rett før neste rapporteringsfrist.

Jobb med åpenhetsloven gjennom hele året

Arbeidet med åpenhetsloven skaper størst verdi når det integreres i virksomhetens ordinære styring og risikohåndtering. Virksomheter som arbeider systematisk gjennom året, opparbeider seg gradvis bedre datagrunnlag, mer modne prosesser og økt innsikt i risikoene som finnes i egen virksomhet og leverandørkjeden.

Erfaringene fra årets rapportering bør brukes til å gjennomføre konkrete forbedringer. Oppfølging av leverandører, videreutvikling av rutiner og evaluering av tiltak kan bidra til mer effektive og treffsikre aktsomhetsvurderinger. Slik blir arbeidet med åpenhetsloven en kontinuerlig prosess, fremfor en årlig rapporteringsøvelse.

Få hjelp med åpenhetsloven 

Enten dere står foran deres første rapportering eller har flere års erfaring med åpenhetsloven, kan en ekstern gjennomgang gi nye perspektiver og avdekke forbedringsmuligheter. Skal dere rapportere for første gang, kan vi bistå gjennom hele prosessen.

Målet er ikke bare å oppfylle lovens krav, men å etablere et system som er enkelt å vedlikeholde og skaper verdi gjennom hele året.

Vi hjelper virksomheter med blant annet:

• Gjennomføring eller evaluering av aktsomhetsvurderinger
• Risikovurderinger og metodikk
• Kartlegging leverandørkjeder og oppfølging av leverandører
• Utvikling av rutiner og styringsprosesser
• Opplæring av nøkkelpersonell
• Forberedelser til neste rapporteringsrunde
• Rapportering og rapporteringsverktøy

Få hjelp til åpenhetsloven - Azets hjelper deg med rapporteringen!