Varför företag omvärderar lönefunktionens betydelse

Trots att lönehantering är en affärskritisk funktion är det ofta först när något går fel som den uppmärksammas. Azets nya rapport A Fresh Perspective on Payroll visar att det är dags att tänka om. Rapporten bygger på svar från 205 företagsledare och beslutsfattare inom löneområdet i Sverige, Danmark, Finland, Norge, Storbritannien och Irland. 

Först när något går fel hamnar lönehanteringen i fokus

Vår nya undersökning visar att hela 58 procent av de ledare som intervjuats uppger att lönefunktionen får uppmärksamhet först när det uppstår problem. När det väl händer påverkas dessutom betydligt fler delar av verksamheten.

I rapporten uppger:

• 38 procent att lönefel lett till ekonomiska eller revisionsrelaterade problem
• 35 procent att de har upplevt försenade löneutbetalningar
• 28 procent att felaktig lönehantering har påverkat medarbetarnas förtroende eller moral

"Gör du ett misstag i en lönekörning kan det krävas omkring sex felfria lönekörningar innan människor återigen har fullt förtroende för processen."

Erik Bekkåsen, Director of HR & Payroll Services, Nordic, Azets

Konsekvenserna är inte bara interna. Nästan sju av tio ledare, 69 procent, anser att lönefel kan skada organisationens anseende lika mycket som en skatteutredning eller en revisionsskandal.

Strategisk prioritet på pappret, men inte alltid i praktiken

Många verksamheter ser lönehantering som en viktig fråga. I undersökningen beskriver 61 procent av ledarna området som en strategisk prioritet, och de flesta organisationer har också sett över sin lösning under de senaste tre åren.

Den största utmaningen under de senaste tolv månaderna har varit den ökande regulatoriska komplexiteten, vilket 37 procent av de svarande uppger. När ledarna fick bedöma sin egen beredskap inför specifika krav framkom flera tydliga utmaningar:

• Endast 31 procent uppger att de är helt förberedda för EU:s lönetransparensdirektiv.
• Endast 23 procent känner sig helt förberedda för att hantera regelefterlevnad kopplad till distansarbete och gränsöverskridande arbete.
• Endast 22 procent anser sig vara fullt förberedda för rapportering av ESG-relaterad styrningsdata.

Kompetensbristen pressar lönefunktionerna

Lönefunktionen behöver i dag hantera allt från arbetsrätt och skatteregler till förmånsstrukturer, systemhantering och internationell regelefterlevnad. Trots det uppger endast 5 procent av organisationerna att de har ett stabilt löneteam utan betydande utmaningar kopplade till rekrytering eller personalomsättning.

Den vanligaste orsaken är bristen på specialistkompetens. Närmare hälften av de svarande, 47 procent, uppger att det är svårt att hitta kandidater med rätt erfarenhet och expertis.

"Det finns en myt om att lönehantering bara handlar om att trycka på en knapp, att vem som helst kan göra jobbet. I själva verket tar det år att utbilda någon."

Stephen Abbotts, Director of Payroll Services på Azets UK

AI förändrar arbetssätt – inte behovet av människor

AI och automatisering har snabbt blivit en del av utvecklingen inom löneområdet. Åtta av tio organisationer använder redan tekniken eller arbetar aktivt med att införa den. Trots detta är tilliten till helt autonom lönehantering fortfarande begränsad. Bara 39 procent av de tillfrågade uppger att de skulle känna sig helt trygga med att låta AI hantera löneprocessen utan mänsklig kontroll.

Det handlar inte om motstånd mot ny teknik, tvärtom ser många tydliga fördelar med automatisering. Den verkliga möjligheten ligger i att frigöra tid för specialister att fokusera på mer värdeskapande arbete, såsom uppföljning av regelefterlevnad, analys av personalkostnader och datadriven verksamhetsplanering.

De organisationer som ligger längst fram använder därför inte automatisering för att ersätta människor. De använder den för att förändra hur människor arbetar. Mindre tid läggs på att korrigera fel och mer tid på att analysera data och omsätta insikter till affärsnytta.

Lönehantering som ett strategiskt verktyg

Rapporten visar att de mest framgångsrika lönefunktionerna delar flera gemensamma nämnare. De ser lönehantering som ett professionellt specialistområde, investerar i kompetens och säkerställer att löneprocesserna är väl integrerade med både HR- och ekonomifunktionerna. Dessutom använder de den data som genereras för att stödja verksamhetskritiska beslut.

Lönehantering är en av organisationens mest datarika funktioner. Varje lönekörning genererar värdefull information om bland annat personalstyrka, kostnader, arbetad tid, frånvaro och förmåner.

I undersökningen uppger 69 procent av ledarna att lönehantering är en central del av deras ESG- och styrningsarbete. Data används bland annat för att:

• analysera löneskillnader mellan kvinnor och män
• modellera och prognostisera personalkostnader
• följa upp mångfald, jämlikhet och inkludering
• jämföra lönenivåer med marknadens nivåer

Vissa organisationer går ännu längre och kopplar samman löneinformation med prestations- och produktivitetsdata eller använder den för att identifiera tidiga signaler på ökad personalomsättning innan dessa utvecklas till faktiska kostnader.

"Jag tror inte att företag någonsin fullt ut har förstått värdet av lönehantering eller insett hur mycket pengar som kan sparas genom att ta tillvara den data som finns,"

Stephen Abbotts, Director of Payroll Services, UK, Azets

Det är exempel på vad en välfungerande och integrerad lönefunktion kan bidra med när den betraktas som en källa till affärsinsikter snarare än en administrativ kostnad.

Lönehantering förtjänar en plats på den strategiska agendan

Resultaten i A Fresh Perspective on Payroll visar att lönehantering påverkar långt mer än själva löneutbetalningen. Den har direkt koppling till regelefterlevnad, medarbetarupplevelse, organisationsrykte, ESG-arbete och affärsbeslut.

För organisationer som vill minska risker, använda data mer strategiskt och skapa bättre förutsättningar för framtida tillväxt finns det därför goda skäl att ge lönehanteringen en mer central roll än den haft historiskt.